Las agencias gubernamentales pueden adoptar de manera segura y sencilla políticas de seguridad a nivel fronterizo.
Estas agencias procesan y almacenan grandes cantidades de datos personales de ciudadanos, residentes y recién llegados al país. Además, toman decisiones sobre el pago de subsidios, beneficios y reembolsos de impuestos. Por ello, deben verificar a las personas de manera meticulosa.
¿Cómo lo hacen? Exploremos el tema en este artículo.
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¿Cuándo necesitan las agencias gubernamentales verificar la identidad de las personas (y cuáles son sus flujos de trabajo)?
La mayoría de las personas interactúan con organismos gubernamentales de manera ocasional. La frecuencia de estas interacciones varía desde varias veces al mes hasta una vez al año o incluso menos. Por ejemplo, en la mayoría de los países, los ciudadanos solicitan un nuevo pasaporte cada diez años.
Otro aspecto constante en el sector es que casi todos los casos requieren verificación de identidad Dado que tanto residentes como no residentes pueden ser solicitantes, los principales casos de uso se dividen en dos grupos:
| Para ciudadanos/residentes | Para no residentes |
|---|---|
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Cómo se ve el proceso en la práctica
Existen diferentes procedimientos de verificación según el tipo de trámite. En general, los gobiernos utilizan las siguientes ubicaciones y herramientas para llevar a cabo el proceso:
| Dónde se realiza el proceso | Herramientas utilizadas |
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Para ilustrarlo, veamos algunos ejemplos de distintos países.
1. Obtención de beneficios sociales: Guardería gratuita en el Reino Unido
Cada vez más solicitudes a instituciones gubernamentales se realizan en línea. Por ejemplo, en el Reino Unido, los padres empleados pueden acceder a 15 o 30 horas semanales de guardería gratuita. Para obtener este beneficio, deben solicitar un código que luego se entrega al proveedor de cuidado infantil.
El proceso de solicitud requiere presentar un Número de Seguro Nacional (National Insurance Number) o un Número de Contribuyente Único (Unique Taxpayer Reference - UTR), que luego se coteja con una base de datos específica. Esto permite confirmar la identidad del solicitante y verificar que cumple con los requisitos para recibir este tipo de ayuda.
Los gobiernos pueden identificar a los solicitantes a través de bases de datos oficiales, como una base de datos de contribuyentes.
2. Obtención de un pasaporte: Solicitud de primer pasaporte en Irlanda
Algunos trámites gubernamentales se realizan en un modo híbrido. Para solicitar un primer pasaporte irlandés, la persona o su representante oficial debe completar un formulario en línea, que luego puede imprimirse al final del proceso. Este formulario debe ser firmado por un miembro de la Garda Síochána, la policía nacional y servicio de seguridad de Irlanda. En algunos casos, también debe ser atestiguado por una persona autorizada.
La lista de testigos incluye directores de escuela, médicos, dentistas, abogados y otros profesionales que conozcan personalmente al solicitante. Estos testigos deben completar, firmar y sellar la sección correspondiente del formulario, proporcionando sus datos de contacto para una verificación posterior.
Una vez validada, la solicitud atestiguada se envía para su procesamiento a través de An Post, el proveedor estatal de servicios postales, en un sobre específico.
En Irlanda, después de enviar el formulario en línea, los solicitantes deben enviar sus documentos originales al Servicio de Pasaportes.
3. Obtención de una tarjeta de seguro de salud en Dinamarca
Cuando un país cuenta con un sistema nacional digital, muchas interacciones entre los ciudadanos y el gobierno se realizan a través de él. En Dinamarca, este servicio se llama MitID. Tras registrarse en el sistema, cada usuario recibe un identificador único que puede utilizar para obtener documentos oficiales, como una tarjeta de seguro de salud.
Un identificador MitID es obligatorio para acceder a la mayoría de los servicios gubernamentales en Dinamarca.
Dado que el registro en MitID requiere escanear el chip RFID integrado en todos los pasaportes daneses, así como una verificación biométrica mediante una selfie, solo se necesita un documento de identidad para verificar al solicitante durante el proceso.
4. Declaración de impuestos: El Servicio de Impuestos Internos (IRS) en EE. UU.
La interacción digital es cada vez más común para cumplir con las obligaciones fiscales. En Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece a ciudadanos y residentes una opción de inicio de sesión unificada para acceder a diversos servicios.
Para verificar su identidad durante el registro, los usuarios pueden elegir entre dos opciones:
Proceso de autoservicio, que requiere una foto de un documento de identidad gubernamental y una selfie.
Videollamada en vivo con un agente, utilizada cuando no se requiere el uso de datos biométricos.
En EE. UU., los contribuyentes pueden elegir entre la verificación de documentos gubernamentales mediante autoservicio o videollamadas con un agente responsable para gestionar una cuenta en el IRS.
5. Solicitud de visa: Visa para nómadas digitales en Malta
En la era del trabajo remoto, cada vez más países ofrecen programas especiales para profesionales cualificados que pueden desempeñar sus funciones desde cualquier lugar. Esto suele implicar la emisión de visas de corta duración para esta categoría de residentes.
En la mayoría de los casos, el proceso de solicitud es completamente en línea. Por ejemplo, para solicitar una visa para nómadas digitales en Malta, el solicitante debe completar un formulario en línea y enviar un paquete de documentos, que incluye una copia del pasaporte, un estado de cuenta bancaria y una prueba de trabajo remoto. Estos documentos también se utilizan para verificar la identidad del solicitante a través de controles manuales y comparación de datos.
6. Obtención de un permiso de residencia: Alemania
Las políticas de inmigración de la mayoría de los países requieren procedimientos de solicitud presenciales. La verificación de identidad es una de las partes fundamentales del proceso. Por ejemplo, para obtener un permiso de residencia en Alemania, una persona debe acudir a una agencia de inmigración (Ausländerbehörden) con su pasaporte como prueba de identidad y documentos adicionales que confirmen su elegibilidad para un título de residencia temporal.
Dado que el permiso de residencia alemán es un documento de identidad electrónico, el solicitante también debe proporcionar sus huellas dactilares y una foto, que pueden integrarse en el chip RFID del documento junto con otros datos personales. Por ejemplo, el documento incluye la estatura y el color de ojos del titular.
Para obtener un permiso de residencia en Alemania, el solicitante debe proporcionar sus datos biométricos a las autoridades de inmigración. Estos datos se integran en el chip RFID (las huellas dactilares) y se incluyen en la zona de inspección visual (color de ojos y estatura).
Los principales desafíos en la verificación de identidad gubernamental
Muchas agencias gubernamentales todavía dependen de verificaciones manuales o implementan un proceso híbrido para la verificación de identidad. Algunas de estas decisiones se basan en estrategias para identificar y prevenir diversas amenazas.
La lista de desafíos que los gobiernos deben abordar incluye, pero no se limita a:
Fraude de identidad: Los estafadores intentan solicitar beneficios, subsidios, entre otros, utilizando identidades robadas o sintéticas. El uso de soluciones de verificación de identidad basadas en tecnologías avanzadas, como document liveness y verificación cruzada de datos de identidad, puede reducir significativamente los riesgos de seguridad.
Documentos de identidad extranjeros: Muchas instituciones gubernamentales tienen un gran número de solicitantes no residentes, por lo que los empleados deben estar capacitados para verificar documentos de identidad emitidos en otros países. En procesos en línea, este desafío puede resolverse con software que incluya una base de datos completa de plantillas de documentos de identidad. Para verificaciones presenciales, existen bases de datos detalladas con referencias de documentos de identidad, como Regula Information Reference Systems, que los agentes gubernamentales pueden consultar al revisar pasaportes o licencias de conducir extranjeras.
Verificación manual de escaneos de documentos de identidad: Muchos procedimientos incluyen una etapa manual en la que se deben verificar copias de documentos de identidad. Este proceso suele ser propenso a errores humanos y agotador para quienes lo realizan. Estos problemas pueden solucionarse mediante la automatización del proceso, permitiendo que el sistema ejecute todas las verificaciones necesarias en segundos.
Proceso complicado para los usuarios: La verificación de identidad en línea para gobiernos a menudo requiere llenar múltiples formularios, lo que puede resultar incómodo para los usuarios. Este desafío generalmente se supera con la automatización de la entrada de datos, permitiendo que la información de la zona de inspección visual del documento se capture automáticamente durante el escaneo del documento de identidad.
Cómo los organismos gubernamentales abordan el robo de identidad
Para combatir el fraude de identidad, las instituciones gubernamentales en algunos países implementan políticas y medidas de prevención.
En Países Bajos, existe la aplicación KopieID, que los solicitantes pueden usar antes de enviar copias o escaneos de documentos con sus datos personales. Con esta app, pueden colocar una marca de agua u ocultar información personal en los escaneos de identificación, reduciendo el riesgo de robo de identidad en caso de que el documento digitalizado se haga público.
KopieID, una aplicación desarrollada por la Oficina Nacional de Datos de Identidad de los Países Bajos, permite a los solicitantes realizar copias seguras de sus documentos de identidad.
En el Reino Unido, existe un servicio nacional gratuito llamado Action Fraud Alert, administrado por la Policía de la Ciudad de Londres. Al registrarse en el servicio, las personas pueden recibir notificaciones regulares sobre estafas y fraudes en su área a través de correo electrónico, mensajes de voz y mensajes de texto.
Algunos países ofrecen medidas específicas para ayudar a las víctimas de fraude a sobrellevar las consecuencias. En Estados Unidos, los residentes pueden establecer una alerta de fraude gratuita por un año, informando a las tres principales agencias de crédito que sus datos han sido comprometidos. Esto dificulta que los estafadores abran nuevas cuentas utilizando la información robada.
Tendencias en la verificación de identidad gubernamental
Actualmente, existen cuatro tendencias principales que están dando forma a la verificación de identidad en el ámbito gubernamental:
Mayor interacción en línea: Con la digitalización y las mejoras en el software de verificación de identidad, más agencias gubernamentales están eliminando los requisitos de verificación presencial, optando por procesos remotos.
Verificación biométrica remota: Una de las formas más seguras de confirmar la identidad de un usuario. Las autoridades públicas han adoptado ampliamente los datos biométricos como identificadores.
Inicio de sesión único para múltiples servicios: La aparición de sistemas nacionales de identidad digital permite a los países verificar de inmediato la identidad de los ciudadanos que interactúan con diferentes organismos gubernamentales. Por ejemplo, en el Reino Unido, los ciudadanos pueden usar sus cuentas de Government Gateway para diversos trámites, como solicitar guardería gratuita, declarar impuestos u obtener subsidios.
Identificación digital como nueva forma de verificación: La Identificación Digital (Digital ID) representa una evolución en la autenticación de identidad, al funcionar como una versión digital de una tarjeta de identidad, licencia de conducir o pasaporte. Actualmente, ya se usa a nivel nacional (Estonia, Países Bajos) y regional (eIDAS en la UE, licencias de conducir digitales comerciales en México válidas en EE. UU.) Además, hay proyectos piloto en marcha para lograr interoperabilidad transfronteriza.
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