Cómo la automatización del ingreso de datos transforma los viajes y la hospitalidad

Por lo general, la automatización del ingreso de datos es una de las funciones del hardware o software de verificación de identidad, como el software incorporado en apps y servicios web para viajeros.

La tecnología se basa en el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para detectar y extraer información personal de un documento de identidad.

Así se ve desde la perspectiva de los usuarios.

Cuando se escanea o se fotografía el documento de un cliente, su información personal, como nombre, apellido, fecha de nacimiento, dirección y nacionalidad, se extrae y se convierte a un formato digital. Luego, estos datos se ingresan en el sistema de gestión de datos. ¡Y todo esto se hace automáticamente!

La información de texto puede manipularse después, igual que cualquier otro dato de este tipo: puede copiarla o modificarla, pegarla en otra base de datos, etc.

El ingreso automatizado de datos implica usar software especial o hardware, y en algunos casos, ambos. Los requisitos exactos dependen del caso y del tipo de negocio. Revisaremos el proceso en función de cómo lo hacen las soluciones de Regula.

Estas soluciones son una buena opción para la incorporación digital y el check-in remoto a través de apps y plataformas web. El software de ingreso automatizado de datos puede integrarse en un sistema de gestión de datos mediante API.

Esto es lo que sucede cuando el cliente toma una foto de su ID y la presenta al sistema:

• Análisis de la calidad de imagen: El sistema revisa la resolución, el ángulo y la iluminación de la foto, y la mejora automáticamente; por ejemplo, puede alinear los lados y los bordes si es necesario. Si algo sale mal (por ejemplo, si el cliente cubre el documento con un dedo), el sistema le pide que tome la foto de nuevo.

• Detección del tipo de documento: Luego, el software reconoce el tipo de documento, ya sea pasaporte, documento nacional de identidad, licencia de conducir, visa u otro. Para hacerlo, el sistema ubica atributos clave en la página y los compara con elementos de la base de datos de plantillas de documentos. Cuantos más ID haya en la base de datos, más fácil es identificar el tipo de documento. Y un reconocimiento exitoso del tipo de documento, a su vez, facilita la extracción de datos para las herramientas de ingreso automatizado.

• Extracción de datos: En este paso, se extrae la información de la zona de inspección visual (VIZ), incluidos datos personales, foto y la fecha de emisión, para agregarla a la base de datos de clientes. Algunas soluciones, como Regula Document Reader SDK, también pueden decodificar información de la zona de lectura mecánica y del chip RFID integrado en los documentos de identidad electrónicos.

• Verificación (opcional): Por último, el software verifica la autenticidad del documento para confirmar que se trata de un ID legítimo, validando de forma cruzada los datos del VIZ y los componentes de lectura mecánica del documento.

Cuando el check-in se realiza en el lugar, el ingreso automatizado de datos suele hacerse con hardware específico, como lectores de documentos o quioscos multifuncionales de autorregistro.

La principal diferencia entre el software y el hardware para el ingreso automatizado de datos es que este último tiene capacidades ampliadas para comprobar la autenticidad del documento. Los escáneres pueden examinar el ID con diferentes fuentes de luz para confirmar que no haya sido falsificado. Esto es importante para industrias como la aviación, donde se exige una verificación rigurosa de identidad del viajero, además de extraer datos del documento.

Según el tipo de dispositivo, el documento se escanea ya sea por el viajero (autoservicio) o por un empleado.

Para los clientes que completan el self check-in en un hotel o un aeropuerto, existen quioscos de autoservicio especializados. Para el personal que atiende a clientes, un lector de documentos en su escritorio les ayudará a completar las formalidades en segundos.

Para el funcionamiento correcto del hardware y para habilitar funciones de automatización del ingreso de datos, se necesita software específico. Es conveniente cuando el hardware y el software son fabricados por la misma empresa, ya que esto los hace compatibles de forma nativa (y ese es el caso de Regula). Algunos proveedores también desarrollan software compatible con lectores de documentos de terceros; Regula Document Reader SDK es un ejemplo.

En resumen, el hardware de escaneo de documentos le permite obtener una imagen de alta calidad del documento en el primer intento, que luego procesa el software: extrae los datos del ID y verifica su autenticidad.

Aquí hay cuatro escenarios en los que las soluciones de automatización del ingreso de datos pueden mejorar un flujo de trabajo.

Muchas empresas de viajes y hospitalidad piden a sus clientes muchos datos personales al registrarse. Con bastante frecuencia, los clientes tienen que ingresar mucha información manualmente.

Por ejemplo, Airbnb tiene un proceso de incorporación estricto en el que huéspedes y anfitriones deben verificar su identidad. Para hacerlo, deben abrir la configuración de su cuenta y subir una foto de su documento de identidad.

Después de que un usuario sube una foto de su ID, debe elegir manualmente el tipo de documento y la ciudadanía, y luego escribir su nombre, apellido, fecha de nacimiento y otros datos. Esto complica la incorporación y aumenta la probabilidad de errores.

Algunas reseñas de clientes de Airbnb lo demuestran.

Los huéspedes pueden liberarse del fastidio de ingresar sus datos y subir fotos manualmente. Si una app incorpora un SDK de ingreso automatizado de datos, basta con una foto del documento tomada desde la app.

Este flujo de ingreso automatizado es una buena opción para hoteles y servicios de reservas: reduce la cantidad de errores y también facilita la incorporación, lo que hace que más clientes queden satisfechos con el servicio.

Cuando existe la posibilidad de no hacer filas y, en su lugar, hacer check-in de forma remota con una app móvil, los viajeros la aprovechan. Y si el proceso de check-in remoto se mejora con ingreso automatizado de datos, es una doble ventaja. El cliente no necesita volver a ingresar sus datos: con una sola foto del documento y unos cuantos toques más, puede completar el registro para un vuelo o una estadía en un hotel.

AirAsia, una aerolínea importante, implementó el check-in remoto en su super app, donde los viajeros reservan boletos, encuentran productos de estilo de vida y acceden a servicios financieros.

Al principio, el objetivo de AirAsia era ofrecer check-in sin contacto en el aeropuerto para reducir riesgos de salud durante la pandemia. AirAsia abandonó su procedimiento de check-in anterior, protegiendo a los pasajeros y agilizando el proceso de ingreso de datos del documento. Después de la pandemia, este sistema sigue ofreciendo una experiencia de viaje sin fricciones.

Si el check-in se realiza en el lugar, aun así puede ser sin contacto y extremadamente rápido. Aeropuertos y hoteles pueden usar quioscos de self check-in, dispositivos con una pantalla táctil grande y una cámara que escanea el documento del viajero y extrae los datos al instante. Los clientes no tienen que preocuparse por buscar los datos de la reserva en su correo y luego ingresarlos y verificarlos. Un escaneo del ID y una mirada a la cámara, y el sistema reconoce al cliente. Esta es una experiencia de viaje que a la gente le gusta.

Este flujo se implementó en el Millennium M Social Hotel en Singapur. El sistema, llamado E-Visitor Authentication (EVA), es una herramienta de self check-in que reduce el tiempo tradicional de registro en hotel en un 70%. Los huéspedes escanean sus documentos en un quiosco mediante tecnología de reconocimiento facial. Después de que se procesan los datos, el huésped recibe la llave de su habitación.

El registro en un mostrador de check-in del aeropuerto o en la recepción de un hotel es agradable cuando es rápido. Aunque los métodos de check-in remoto y sin contacto son convenientes, es muy poco probable que el check-in presencial quede obsoleto en el futuro cercano. Por eso, vale la pena optimizar la carga de trabajo del personal proporcionándoles herramientas de ingreso automatizado de datos.

Con el ingreso automatizado de datos, el personal escanea el documento y los datos del cliente se ingresan al instante en el sistema. Esto ahorra tiempo, lo que es especialmente importante en horas de alta demanda. El flujo de datos optimizado ayuda a evitar filas y protege contra el error humano.

La automatización del ingreso de datos puede ser más que solo procesar texto y números. Los documentos de identidad tienen parte de la información codificada en imágenes, códigos de barras, zonas de lectura mecánica y otras funciones de seguridad.

Escanearlos con software o hardware diseñado para este propósito le permite extraer todos los datos del documento y confirmar que es auténtico, además de verificar que el usuario que lo envió sea quien dice ser.

Esta funcionalidad ampliada puede ser útil para actores del sector que quieran ir más allá de procedimientos formales durante la incorporación de clientes. Hoteles con casinos, alojamientos con self check-in y servicios de car-sharing con frecuencia agregan un componente de verificación de identidad del viajero para detectar documentos falsificados al registrar nuevos clientes.

Por ejemplo, Uber Polonia ahora verifica a los conductores a través de centros de verificación donde pueden presentar en persona sus licencias de conducir y documentos de identidad para realizar viajes. Según la empresa, desde julio de 2023 se han detectado más de 30 falsificaciones de documentos de esta manera.

Dado que una verificación de identidad del viajero puede tomar apenas unos segundos, este paso adicional podría ser una solución adecuada para empresas que buscan más seguridad.

• Ahorro de tiempo. Cuando su equipo no tiene que ingresar datos manualmente, puede atender a más clientes o usar su tiempo para enfocarse en otras tareas de importancia estratégica. Como alternativa, puede necesitar menos empleados para hacer el mismo volumen de trabajo.

• Clientes más satisfechos. A nadie le gusta hacer filas ni completar formularios. Al acelerar el ingreso de datos, elimina las filas en el check-in y hace que la experiencia de viaje de sus clientes sea plenamente disfrutable. Cuando se trata de registrarse en una app o hacer un self check-in, puede agradar a sus clientes con ingreso instantáneo de datos y/o creación rápida de la cuenta.

• Mayores tasas de conversión. ¡Clientes satisfechos significa mejores tasas de conversión! Cuantos menos clics y toques tengan que hacer sus clientes durante el registro, mayores serán las probabilidades de que lo completen.

• Menor tasa de errores. Sin duda, usted contrata a los empleados más cuidadosos. Sin embargo, nadie está a salvo de cometer errores tipográficos. Además, el ingreso manual de datos puede provocar inconsistencias, por ejemplo, cuando la información se estructura en formatos distintos y se almacena en bases de datos incompatibles. Un flujo automatizado es, en última instancia, preciso y organiza los datos de forma estandarizada.

• Verificación de identidad del viajero sobre la marcha. Una solución de automatización del ingreso de datos realmente sólida también puede validar y verificar el documento para que sus servicios no sean utilizados por defraudadores con documentos falsos.

Todos los detalles técnicos descritos en este artículo tienen un objetivo: agilizar y simplificar el ingreso de datos lo máximo posible. Un flujo de ingreso automatizado liberará más tiempo para su personal, para que pueda concentrarse en tareas relevantes, mientras que sus clientes estarán satisfechos con una experiencia sin estrés desde su primera visita.

Con verificación de identidad del viajero, el proceso de incorporación de clientes también puede ser más seguro y confiable. Regula puede ofrecerle tecnologías para la verificación de ID y biométrica, incluida la automatización del ingreso de datos, para ofrecer una experiencia rápida y sin complicaciones a sus clientes.