Guía de verificación KYC automatizada: Cómo combatir el fraude y mejorar el cumplimiento

El KYC desempeña un papel fundamental para las empresas por dos razones principales. En primer lugar, la implementación de procesos KYC eficaces es esencial para cumplir con regulaciones globales estrictas, incluidos los requisitos de Anti-Money Laundering (AML). En segundo lugar, el KYC ayuda a proteger a las empresas contra el fraude, reduciendo el riesgo de consecuencias legales y financieras. En esta sección, profundizaremos en ambos aspectos para comprender mejor su importancia.

La necesidad de implementar KYC se hizo más evidente después de los acontecimientos del 11 de septiembre en los Estados Unidos, y regulaciones similares continúan promulgándose y aplicándose en varios países. En 2022, las multas globales por lavado de dinero aumentaron un 50%, alcanzando casi los $55.000 millones.
La multa más grande de ese año se impuso a Danske Bank A/S, una institución financiera global con sede en Dinamarca.
Danske Bank se declaró culpable y aceptó la confiscación de $2.000 millones para resolver la investigación.

El KYC es obligatorio en los sectores bancario y Fintech, y muchos reguladores continúan trabajando para aplicar los requisitos de KYC a otras industrias. La industria cripto, que solía considerarse un bastión de la privacidad, es ahora otra esfera en la que se han impuesto requisitos de KYC. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones, prohibiciones de actividad o incluso procesos penales.

El KYC es esencial para las empresas, no solo para mantener el cumplimiento normativo, sino también para reducir el riesgo de fraude, que puede tener consecuencias financieras significativas. Una encuesta global realizada por Regula reveló que el 26 % de los bancos informó más de 100 incidentes de fraude de identidad en el último año, con una carga financiera de $479.000 o más para el 31 % de las organizaciones bancarias.

Las amenazas emergentes, como el fraude mediante videos deepfake, también son una preocupación creciente, ya que el 79 % de los líderes cree que representan un peligro real para sus empresas.

Además, el 80 % de las empresas de finanzas y tecnología ahora enfrenta más casos de verificación que involucran documentos extranjeros, lo que resalta la necesidad de procesos integrales y adaptables para gestionar la creciente complejidad de las transacciones transfronterizas.

De hecho, el 91 % de las organizaciones a nivel mundial planea aumentar su inversión en verificación de identidad en los próximos tres años. Esta cifra demuestra la importancia de invertir en procesos KYC eficaces para combatir la creciente amenaza del fraude de identidad y sus implicaciones financieras.

A continuación, se presentan algunas de las industrias que comúnmente utilizan KYC:

• Banca y finanzas: Las instituciones financieras están obligadas por ley a cumplir con las regulaciones de KYC para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

• Comercio electrónico y marketplaces en línea: Los minoristas y marketplaces en línea suelen utilizar KYC para verificar la identidad de sus clientes y prevenir transacciones fraudulentas.

• Criptomonedas y blockchain: La naturaleza descentralizada y anónima de las transacciones con criptomonedas ha dado lugar al desarrollo de procedimientos KYC para prevenir actividades ilegales. (Si desea obtener más información sobre el tema, hemos publicado una guía integral sobre los requisitos de KYC en el sector cripto).

• Juegos y apuestas: La industria de juegos y apuestas utiliza KYC para verificar la edad y la identidad de sus clientes y prevenir el juego de menores de edad.

• Seguros: Las compañías de seguros utilizan KYC para verificar la identidad de sus clientes y evaluar los riesgos asociados con su aseguramiento.

• Bienes raíces: Las empresas inmobiliarias utilizan KYC para verificar la identidad de sus clientes y prevenir el lavado de dinero en transacciones inmobiliarias.

En general, cualquier industria que implique transacciones financieras o la transferencia de dinero probablemente utilice procedimientos KYC para protegerse contra actividades fraudulentas. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones, prohibiciones de actividad o incluso procesos penales.

Existen dos enfoques principales y distintos para realizar verificaciones KYC: manual y automatizado. A menudo se utiliza una combinación de ambos; sin embargo, centrémonos en cada uno por separado. Ambos enfoques siguen un flujo similar, pero difieren en su implementación y eficacia. A medida que las empresas enfrentan regulaciones más estrictas y crecientes demandas del mercado, la elección entre KYC manual y automatizado se vuelve cada vez más importante.

Las verificaciones KYC manuales implican la intervención humana para verificar la identidad de los clientes y recopilar la información necesaria.
Este enfoque sigue siendo frecuente, especialmente entre las empresas más pequeñas, para las cuales el KYC manual puede ser suficiente.
Los procesos de KYC manual generalmente incluyen los siguientes pasos:

1. Un cliente visita la oficina.

2. Un empleado solicita al cliente que complete un formulario, proporcionando información esencial como nombre(s), dirección(es) y número(s) de identificación.
   Como alternativa, el empleado puede ingresar los datos directamente en el sistema mientras el cliente espera pacientemente.

3. El empleado verifica los datos examinando los documentos presentados y comprobando su autenticidad.

4. El cliente es verificado en listas de vigilancia o bases de datos para identificar riesgos potenciales, asegurando que no esté involucrado en actividades ilícitas.

5. El empleado monitorea la actividad del cliente para detectar transacciones sospechosas, lo que permite una intervención y un reporte oportunos cuando sea necesario.

El KYC manual presenta varias desventajas:

• Ingreso manual de datos: El ingreso manual de datos es propenso a errores humanos, lo que puede generar imprecisiones y posibles problemas de cumplimiento.

• Altos costos: Un proceso KYC manual puede resultar costoso, ya que requiere recursos significativos y personal dedicado para su gestión y mantenimiento.

• Proceso lento: Verificar manualmente la identidad de los clientes puede ser un proceso lento, lo que incrementa el tiempo necesario para incorporar nuevos clientes.

• Impacto negativo en la experiencia del cliente: Los procedimientos KYC largos y engorrosos pueden generar frustración en los clientes y derivar en una posible pérdida de negocio.

• Calidad tecnológica y capacidad de las bases de datos de documentos: Los métodos tradicionales de KYC pueden no contar con acceso a la tecnología más avanzada ni a bases de datos de documentos completas, lo que dificulta garantizar una verificación exhaustiva.

• Alta demanda del mercado y baja capacidad de adaptación de los proveedores de software: El mercado en rápido crecimiento de soluciones KYC eficientes supera la capacidad de adaptación de algunos proveedores de software, lo que genera una brecha entre la demanda y la disponibilidad de herramientas efectivas.

• Factor humano: Quizás el desafío más crítico del KYC manual sea el factor humano. Las personas son susceptibles a cometer errores, pasar por alto información crítica o incluso participar en actividades fraudulentas.

Algunas empresas continúan dependiendo de procesos KYC manuales.
Sin embargo, a medida que las regulaciones se vuelven más estrictas y aumenta la necesidad de mayor eficiencia, la adopción de soluciones KYC automatizadas se vuelve esencial, especialmente para organizaciones grandes y aquellas que operan en industrias de alto riesgo.

La verificación KYC automatizada consiste en el uso de tecnología avanzada y soluciones de software para optimizar el proceso KYC, haciéndolo más eficiente, preciso y rentable. Al automatizar diversas etapas del proceso, como la verificación de identidad, la evaluación de riesgos y el monitoreo continuo, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para el cumplimiento normativo, al mismo tiempo que minimizan el error humano y mejoran la experiencia general del cliente.

Un ejemplo destacado de este cambio hacia la automatización es el caso de UBS, una institución financiera global. Anteriormente, UBS requería entrevistas por video en tiempo real para verificar a los nuevos clientes, un proceso lento y que demandaba muchos recursos. Al implementar soluciones KYC automatizadas, como las proporcionadas por Regula, el proceso de incorporación ahora está completamente automatizado, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y toma solo unos minutos, con una participación mínima por parte del cliente.

Al adoptar esta tecnología, las empresas no solo pueden garantizar el cumplimiento de las regulaciones, sino también mejorar su eficiencia general y la satisfacción del cliente.

Las verificaciones KYC automatizadas optimizan las operaciones, reducen costos y garantizan el cumplimiento mediante el uso de tecnología para realizar los pasos necesarios.
Se espera que el mercado global de verificación de identidad crezca de $9.500 millones en 2022 a $18.600 millones en 2027. Por lo tanto, la tendencia hacia la automatización se vuelve cada vez más evidente.

Los procesos KYC automatizados generalmente incluyen los siguientes pasos:

1. Recopilación de datos / captura y verificación de documentos de identidad: El cliente toma una foto de su documento de identidad (si el proceso es en línea) o un empleado escanea el documento utilizando un lector especializado (si el proceso es presencial).

2. Verificación de documentos: Algoritmos avanzados analizan los documentos y selfies enviados para garantizar su autenticidad y validez.

3. Verificación de la identidad del usuario / realización de comprobaciones biométricas: El cliente se somete a una verificación biométrica mediante la toma de una selfie para confirmar su identidad.
   Luego, se realiza una comprobación de los rostros para asegurarse de que el documento pertenezca a quien lo presenta, y se lleva a cabo una prueba de vida para verificar que se trata de una persona real y no de una simulación.

4. Consulta de bases de datos y listas de vigilancia: El cliente es verificado automáticamente en listas de vigilancia o bases de datos para identificar riesgos potenciales y garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

5. Monitoreo continuo de la actividad del cliente: El monitoreo de la actividad del cliente se realiza una vez finalizado el proceso de incorporación, utilizando aprendizaje automático y análisis de datos para detectar transacciones sospechosas y mantener el cumplimiento continuo.

Algunas empresas continúan dependiendo de procesos KYC manuales. Sin embargo, a medida que las regulaciones se vuelven más estrictas y aumenta la necesidad de mayor eficiencia, la adopción de soluciones KYC automatizadas se está volviendo esencial, en particular para organizaciones grandes y aquellas que operan en industrias de alto riesgo.

La automatización del KYC ofrece numerosos beneficios que pueden mejorar significativamente los procesos de verificación de identidad y cumplimiento para las empresas. A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas de adoptar soluciones de verificación KYC automatizadas:

La automatización del proceso KYC elimina la necesidad de ingreso manual de datos y reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Esto se traduce en ahorros de costos para las empresas, ya que se requieren menos recursos para gestionar y mantener el proceso KYC.

La automatización del KYC optimiza todo el proceso de verificación de identidad, haciéndolo más rápido y eficiente. Los sistemas automatizados pueden procesar y analizar datos con mayor rapidez que las personas, lo que permite una incorporación de clientes más ágil y un flujo de trabajo general más eficiente.

La verificación KYC automatizada puede escalar fácilmente junto con el crecimiento de su empresa. A medida que aumenta el flujo de clientes, la variedad de documentos y el número de transacciones, los sistemas automatizados pueden gestionar la carga adicional sin requerir incrementos significativos de personal o recursos.

La verificación KYC automatizada utiliza tecnologías avanzadas, como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, para detectar posibles fraudes y otros riesgos de manera más eficaz que los procesos manuales. Esto se traduce en una mayor seguridad y en una menor probabilidad de delitos financieros.

La automatización del proceso KYC reduce el tiempo y el esfuerzo requeridos por parte de los clientes, lo que genera una experiencia más fluida y fácil de usar. Esto puede dar como resultado mayores tasas de conversión y un aumento en la satisfacción del cliente.

Los procesos manuales son propensos a errores humanos, que pueden tener consecuencias graves para las empresas. El KYC automatizado minimiza el riesgo de equivocaciones al aprovechar algoritmos avanzados y técnicas de análisis de datos para garantizar una verificación de identidad y un cumplimiento precisos.

Al seleccionar un proveedor de automatización KYC, es fundamental considerar varios factores para garantizar que la solución elegida satisfaga las necesidades de su empresa y los requisitos de cumplimiento. A continuación, se presentan algunos aspectos clave a tener en cuenta:

Elegir entre múltiples soluciones de terceros y una solución única e integral es una decisión importante. La integración de diversas fuentes y verificaciones puede generar una complejidad excesiva, integraciones difíciles, crecimiento desmedido del sistema y un aumento del riesgo de fallas del sistema.

Una solución única que cubra los principales hitos del KYC (por ejemplo, la verificación de identidad) y que sea desarrollada internamente por un proveedor de prestigio, como Regula, puede ofrecer una mejor integración y un mantenimiento más sencillo.

Un proveedor KYC confiable debe contar con controles de seguridad sólidos, que incluyan:

• Detección automática del tipo de documento frente a una amplia base de datos de documentos de identidad compatibles.
• Verificación de los dígitos de control de la zona de lectura mecánica (MRZ).
• Validación de fechas para comprobar su corrección (fecha de emisión y vencimiento, presencia de fechas, etc.).
• Verificación de los códigos de país ISO (presencia y corrección).
• Validación del formato del número de documento.
• Validación y extracción de datos del chip RFID integrado.
• Uso de un enfoque de “confianza cero hacia el móvil”, que vuelve a verificar el chip RFID en un servidor y garantiza que el chip no haya sido clonado ni que sus datos hayan sido manipulados.
• Comparación cruzada y análisis léxico de la información obtenida: el SDK compara los datos de la MRZ, los campos de texto de la zona visual, el chip RFID y los datos del código de barras, e informa cualquier excepción si se produce.
• Comprobación automática de la presencia de IPI.
• Detección y verificación de hologramas.
• Verificación de patrones de imágenes de seguridad.

Al elegir un proveedor, tenga en cuenta sus antecedentes, trayectoria, alianzas, colaboraciones y acceso a los conocimientos y tecnologías más recientes. Por ejemplo, Regula cuenta con 30 años de experiencia, admite 16,000 idiomas y cubre 254 países, lo que lo convierte en un socio confiable en el ámbito de la automatización KYC.

Elija un proveedor que ofrezca soluciones escalables y personalizables para ayudar a su empresa a desarrollarse y crecer al ritmo deseado y en las direcciones preferidas.

Opte por un proveedor que ofrezca opciones de integración sencillas para optimizar el mantenimiento y la gestión de toda su solución.

La experiencia del usuario (UX) es fundamental, ya que las tecnologías avanzadas no conducirán al éxito si los usuarios finales abandonan los servicios debido a una complejidad excesiva. Seleccione un proveedor que priorice experiencias fáciles de usar.

Para contar con procedimientos KYC sólidos, es esencial disponer de una base de datos integral de plantillas de documentos, a fin de garantizar el cumplimiento de los estándares más exigentes y verificar prácticamente cualquier documento de identidad. Esto permite a su empresa acceder rápidamente a nuevos mercados y adaptarse a los cambios en los requisitos regulatorios. La extensa base de datos de Regula, con 16,000 plantillas de documentos, garantiza que siga siendo una de las principales opciones para las empresas que buscan un proveedor confiable de verificación KYC automatizada.

En conclusión, la verificación KYC automatizada es una herramienta poderosa para combatir el fraude y mejorar el cumplimiento en diversas industrias.
Al aprovechar soluciones automatizadas, las empresas pueden reducir significativamente los costos, aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad y optimizar la experiencia del cliente.

Al elegir un proveedor de automatización KYC, es fundamental considerar factores como las funciones de seguridad, la escalabilidad, la personalización, la experiencia del usuario y los antecedentes del proveedor.
Un socio confiable, como Regula, ofrece una solución integral y fácil de usar que se adapta al panorama regulatorio en constante evolución.

Al adoptar la verificación KYC automatizada, las empresas pueden adelantarse a los defraudadores, mantener el cumplimiento de los requisitos regulatorios y crear un entorno más seguro y confiable para sus clientes.