Guía completa para automatizar el ingreso de datos de identidad

Es un proceso que utiliza tecnología digital para capturar documentos y extraer automáticamente la información más relevante. En el contexto de los datos de identidad, este tipo de automatización no solo reconoce el texto, sino que también identifica, valida y organiza los datos personales de forma estructurada. Por lo general, incluye cinco etapas clave:

• Captura de imágenes

• Reconocimiento del tipo de documento

• Extracción de datos

• Validación y verificación de datos

• Procesamiento adicional de la información

Como se puede ver, la extracción de información personal no es el destino final cuando se trata del manejo de documentos de identidad. La razón es sencilla: si una empresa solicita una identificación emitida por el gobierno (lo cual no es la mejor opción en términos de conversión), significa que está obligada a hacerlo.

Los sectores regulados—especialmente la banca y el fintech—están obligados a recopilar y verificar los datos personales de sus clientes.  Este procedimiento se conoce como Know Your Customer o KYC.  Para cumplir con los requisitos de KYC, las organizaciones deben solicitar a sus clientes una prueba de identidad y domicilio.  Por eso, necesitan trabajar con documentos estructurados como pasaportes, licencias de conducir e identificaciones oficiales, entre otros. 

“Estructurados”, como su nombre lo indica, significa que estos documentos contienen elementos regulares ubicados en las mismas posiciones.   Pero sería un error pensar que procesarlos es una tarea sencilla. 

Primero, existen muchos tipos de documentos de identidad, incluso dentro de un mismo país. En Estados Unidos, por ejemplo, cada estado emite su propio tipo de identificación, a veces con varios diseños diferentes.  Si los clientes provienen de distintos países, la variedad de documentos a aceptar crece exponencialmente. 

Segundo, los documentos de identidad no solo contienen información textual, sino también datos codificados en elementos de seguridad e imágenes. 

Tercero, como ya se mencionó, estas empresas no solo deben leer los datos, sino también verificarlos. Es decir, la automatización del ingreso de datos de identidad es solo una parte del proceso, aunque una parte fundamental.

Algunas empresas optan por desarrollar soluciones internas para abordar estos desafíos. Sin embargo, este no suele ser el caso, ya que implementar y mantener múltiples componentes requiere un gran esfuerzo de ingeniería; es decir, es complejo y costoso.  Por eso, muchas organizaciones eligen soluciones especializadas y avanzadas como las desarrolladas por Regula, que se enfocan en el procesamiento y verificación de documentos de identidad. Así, pueden resolver estos tres desafíos de forma elegante y eficiente.

Por lo general, la automatización del ingreso de datos implica el uso combinado de las siguientes tecnologías:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología convierte imágenes de texto en texto real.  Su principal aplicación en el proceso automatizado de ingreso de datos para documentos de identidad es la lectura de la información contenida en la zona de inspección visual (VIZ).

• Capacidades de análisis y estructuración de datos.  Se trata de un conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para identificar el tipo y la estructura del documento, además de analizar los resultados del procesamiento.  Lo abordamos en detalle en un artículo reciente donde comparamos OCR y document parsing.

• Base de datos de plantillas de documentos de identidad. Es una parte fundamental de cualquier solución de ingreso automatizado de datos de identidad. Para procesar correctamente la información de un documento, la herramienta debe saber de qué tipo se trata y cuáles son sus atributos. Necesita tener algo con lo que comparar. Cuantas más plantillas haya en la base de datos, mejor, ya que se elimina el paso en el que se le pide al usuario que seleccione el tipo de documento. Como referencia, la base de datos de Regula cuenta con más de 15,000 plantillas, lo que la convierte en la colección más grande del mundo hasta la fecha.

En la práctica, existen muchos tipos de soluciones para el ingreso automatizado de datos en el mercado. Para mayor claridad, las dividiremos en tres grandes categorías, según su caso de uso.

Por “software” nos referimos a software development kits (SDKs) especializados que se integran en aplicaciones.  Por ejemplo, si un banco necesita incorporar nuevos clientes de forma remota a través de su app, puede integrar Regula Document Reader SDK (u otra solución similar) para procesar documentos de identidad. En este caso, la app solicitará al cliente que desea abrir una cuenta que tome fotos de sus documentos oficiales.

Es fundamental que el software que se ejecuta en el dispositivo del usuario—además de reconocer correctamente los datos—pueda evaluar la calidad de la imagen. Esto permite evitar fotos borrosas o mal tomadas.

Además, este tipo de software debe ser capaz de mejorar la imagen si es necesario; por ejemplo, si está ligeramente torcida o presenta reflejos causados por una lámpara.  Una buena experiencia de usuario implica que no se le pidan acciones adicionales al usuario, sino que el sistema pueda corregir automáticamente estos problemas: enderezar la imagen, eliminar reflejos y aumentar el contraste para hacerla más legible.

Los SDKs más avanzados también pueden ayudar con la verificación del documento. Por ejemplo, Regula Document Reader SDK puede distinguir un documento real de escaneos o imágenes generadas por el usuario.   Además, verifica todos los datos realizando cruces masivos entre la información de la zona de inspección visual (VIZ) y la que se encuentra codificada en la zona legible por máquina (MRZ) o incluso en el chip RFID.

Sin embargo, si necesita realizar el ingreso automatizado de datos de identidad durante interacciones presenciales con el cliente, probablemente se requerirá el uso de herramientas de hardware adicionales.

Si una organización cuenta con una ubicación física, como una sucursal bancaria donde los clientes acuden para abrir una cuenta, lo más probable es que necesite un lector de documentos (también conocido como escáner de ID) para automatizar el ingreso de datos.

Normalmente, un empleado coloca el documento en el dispositivo, lo escanea y toda la información se transfiere automáticamente al sistema.  Como estos dispositivos de hardware incluyen el software necesario para procesar los datos, los lectores de pasaportes pueden realizar todas las funciones que mencionamos anteriormente para las soluciones basadas en software: verificar la zona legible por máquina (MRZ), decodificar códigos de barras, validar el chip RFID, entre otras tareas.

Sin embargo, los lectores de pasaportes también ofrecen ventajas únicas.   Una de las más destacadas es la capacidad de autenticar el documento utilizando distintos tipos de luz, como luz blanca, infrarroja (IR) y ultravioleta (UV).

Otra ventaja importante de utilizar lectores de documentos físicos es que ayudan a resolver el problema de calidad de las imágenes de entrada—algo muy común en las soluciones móviles—al ofrecer condiciones de captura ideales.  El documento se coloca de forma precisa en el lector, por lo que no es necesario sostenerlo con las manos, y no hay reflejos ni sombras que afecten el proceso de verificación y extracción de datos.

Los dispositivos integrados que se utilizan en e-gates y kioscos de autorregistro son, en esencia, una versión más robusta y duradera de los lectores de documentos mencionados anteriormente.  Como están diseñados para el autoservicio, suelen incorporar un módulo adicional de verificación biométrica para garantizar que la persona que presenta el documento no sea un impostor.

Por supuesto, estas soluciones también automatizan el ingreso de datos, aunque ese no suele ser el motivo principal por el que las organizaciones las implementan.

Empresas de gran escala en todo el mundo ya utilizan activamente el ingreso de datos automatizado para optimizar sus procesos.

Los bancos escanean documentos de identidad para automatizar el ingreso de datos y reforzar la seguridad. Por ejemplo, Regula colaboró con UBS Bank en Suiza para automatizar su proceso de incorporación de clientes y verificación de identidad. La validación del documento y el ingreso de datos ahora están completamente automatizados y toman solo unos minutos.

Las aerolíneas deben atender a cientos de pasajeros con rapidez. Por ejemplo, AirAsia implementó procedimientos digitales de check-in y embarque sin contacto para reducir los riesgos relacionados con el Covid-19 y, al mismo tiempo, agilizar la experiencia del usuario.

Ahora, todo lo que necesita hacer un pasajero es tomarse una selfie y subir una foto de su documento de identidad en la app. Luego se genera un código QR personalizado, y el pasajero puede viajar sin hacer fila y sin contacto. Aunque la automatización del ingreso de datos no era el objetivo principal de esta iniciativa, se convirtió en un valor añadido que hizo el proceso mucho más eficiente.

Los hoteles buscan ofrecer a sus huéspedes la mejor experiencia posible, y hacerlos esperar en largas filas puede arruinarla por completo.  Además, durante la pandemia, muchas personas se sintieron más seguras interactuando con tecnología que con otras personas.  Por eso, Marriott Hotel implementó kioscos en lugar de recepcionistas, donde los huéspedes pueden escanear su identificación y los datos necesarios se ingresan automáticamente al sistema.

Los nuevos clientes que se registran con proveedores de telecomunicaciones deben ingresar sus datos durante el proceso de registro y verificación de la SIM.  Las empresas pueden agilizar este paso mediante la automatización.

Por ejemplo, el operador de telecomunicaciones Etisalat, en Emiratos Árabes Unidos, ofrece a los nuevos clientes que desean comprar una SIM en línea una verificación instantánea a través de UAE Pass, eliminando la necesidad de completar formularios manualmente.

La UAE Pass es una identidad digital nacional segura. Para obtener un identificador único que permita acceder a servicios tanto gubernamentales como privados, los usuarios escanean sus documentos y se toman una selfie a través de la app móvil. Etisalat aprovecha esta herramienta para ofrecer una opción fluida dentro de su flujo de trabajo.

Está claro que automatizar el ingreso de datos es mucho más rápido que hacerlo manualmente.  Pero esa no es la única ventaja que justifica adoptar esta técnica al trabajar con documentos de identidad.

Parafraseando una expresión conocida: los datos solo valen si son válidos. Un sistema automatizado no solo acelera la incorporación de clientes, sino que también permite verificar rápidamente la legitimidad de los documentos presentados.  Al implementar el procesamiento automatizado de documentos de identidad, se mejora el nivel de seguridad y se reducen los riesgos de fraude.

El procesamiento manual de datos siempre implica errores. La automatización hace que el proceso sea mucho más preciso, gracias a tecnologías como inteligencia artificial y aprendizaje automático.  Además, esa precisión se mantiene constante incluso cuando el volumen de datos crece.

En el mundo postpandemia, los clientes se han acostumbrado a realizar trámites a través de canales digitales y opciones de autoservicio, ya sea al comprar, hacer operaciones bancarias o pedir transporte.  La automatización del ingreso de datos mejora su experiencia en apps y sitios web, ya que les ahorra tiempo y elimina la necesidad de completar formularios.

Existe una regla básica en la industria del ingreso de datos: verificar la precisión al momento de entrada cuesta $1, corregir errores después cuesta $10, y arreglar problemas no detectados puede superar los $100. Siempre es más económico prevenir errores que corregirlos. Por eso, implementar una solución automatizada que reduzca al mínimo los fallos puede ahorrarle miles de dólares.

Ahora que sabe cómo funciona el ingreso automatizado de datos y qué implica el proceso, le dejamos una lista de verificación para ayudarle a elegir el proveedor adecuado. 

Una buena herramienta de automatización de ingreso de datos de identidad...

• …facilita al usuario la captura de imágenes de documentos con alta calidad.

• …cuenta con una base de datos extensa de plantillas de documentos.

• …detecta automáticamente el tipo de documento de identidad.

• …puede procesar tanto datos alfanuméricos como información codificada en elementos de seguridad: MRZ, códigos de barras, chip RFID, entre otros.

• …realiza comparación cruzada y validación de los datos

• …entrega información estructurada, útil y reutilizable.

• …si es un dispositivo físico, examina los documentos con distintas fuentes de luz (blanca, ultravioleta e infrarroja).

Elegir una herramienta con estas características le garantiza un retorno de inversión sólido. Póngase en contacto con Regula si está buscando un aliado confiable para automatizar el ingreso de datos de identidad con la más alta calidad.