En breve: Los escáneres de documentos de identidad recogen datos de pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducir y otros documentos de identidad. Los escáneres básicos automatizan la introducción de datos; los lectores de documentos profesionales también ayudan a verificar si un documento es válido y auténtico.
Piense en la última vez que abrió una cuenta bancaria. Si fue recientemente, es probable que el cajero haya escaneado su identificación y, en cuestión de segundos, su información quedó registrada en su sistema. Ahí es donde entran en juego los escáneres de documentos de identidad. Estos dispositivos utilizan software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar rápidamente los datos de las identificaciones, automatizando el proceso de ingreso de información.
Sin embargo, el término "escáner de documentos de identidad" abarca una amplia gama de herramientas, desde aplicaciones móviles hasta escáneres forenses especializados.
En este artículo, explicaremos los tipos más comunes de escáneres de documentos de identidad y cómo pueden beneficiar a su organización.
¿Qué es un escáner de documentos de identidad?
Un escáner de documentos de identidad es un dispositivo o una solución de software que captura los datos de un documento de identidad y los convierte en una información digital estructurada. Los escáneres de documentos de identidad tienen diferentes formas. Algunos son los lectores de escritorio o integrados para uso in situ. Otros son los lectores portátiles utilizados en operaciones en el campo. Los kits de desarrollo de software (SDK) pueden ser integrados en aplicaciones móviles o sitios web.
A diferencia de los escáneres comunes que se utilizan para la captura de imágenes de uso general, los escáneres de documentos de identidad están diseñados para trabajar con pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducir, permisos de residencia y otros documentos de identidad. Dependiendo del tipo de escáner, pueden leer zonas de datos y características específicas de los documentos de identidad, como las zonas legibles por máquina (MRZ) y los chips RFID.
El objetivo principal de un escáner de documentos de identidad es eliminar la introducción manual de datos y hacer que las comprobaciones de identidad sean más rápidas y menos propensas a errores. En los procesos de mayor riesgo, los escáneres de documentos de identidad también facilitan la verificación de documentos al comprobar si estos son válidos y auténticos.
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¿En qué consiste la diferencia entre un escáner de documentos de identidad y un lector de documentos?
Los escáneres de documentos de identidad suelen llamarse lectores de documentos o lectores de pasaportes. En algunos contextos, los términos pueden usarse como sinónimos, pero, por lo general, los lectores cuentan con capacidades más avanzadas.
Tanto los escáneres como los lectores utilizan un motor de OCR para capturar los símbolos e integrarlos en el sistema. Sin embargo, a diferencia de los escáneres de documentos de identidad, los lectores de pasaportes también permiten autenticar los datos: identificar el tipo de documento, verificar su validez, comprobar la información codificada en zonas de lectura mecánica, códigos de barras y chips, e incluso examinar las características de seguridad de los documentos bajo diferentes fuentes de luz.
| Capacidades | Escáneres de documentos de identidad | Professional document readers |
|---|---|---|
| Detecta el tipo de documento | A veces | Sí |
| Captura campos textuales y numéricos | Sí | Sí |
| Lee las MRZ | A veces | Sí |
| Lee códigos de barras y códigos QR | A veces | Sí |
| Lee chips RFID en documentos biométricos | Rara vez | Sí |
| Comprueba la coherencia de los datos entre las zonas del documento | Limitado | Sí |
| Inspecciona elementos de seguridad bajo luces blanca, infrarroja, ultravioleta o coaxial | No | Sí |
| Admite comprobaciones de autenticidad de documento | Limitado | Sí |
| Ideal para | Introducción de datos y comprobaciones de bajo riesgo | Todo lo que hacen los escáneres de documentos de identidad básicos, más: verificación de identidad, detección de fraudes y flujos de trabajo regulados |
¿Un lector de documentos específico o escaneo de documentos de identidad solo mediante software?
La diferencia principal entre los escáneres de documentos de identidad de hardware y los de software es el entorno en el que capturan los datos.
Los escáneres de documentos de identidad de software utilizan la cámara del dispositivo del usuario. Sin embargo, la calidad de la imagen depende de la cámara del dispositivo, la iluminación, el brillo, la posición del documento y la precisión con la que el usuario siga las instrucciones.
Los lectores de documentos de hardware crean las condiciones de captura controladas. Los lectores de escritorio e integrados mantienen el documento plano, reducen el brillo, bloquean la luz ambiente y capturan imágenes bajo fuentes de luz específicas, como las luces blanca, infrarroja, ultravioleta y coaxial. Esto confiere a los lectores de hardware una ventaja cuando la organización necesita una autenticación de los documentos más sólida.
En la práctica, la decisión no se reduce a cuál de las dos opciones es universalmente mejor. El escaneo por software es más adecuado para flujos digitales remotos y a gran escala. Los lectores de hardware son más adecuados cuando lo que más importa es la calidad de la captura, la inspección física de los documentos y los controles avanzados de autenticidad.
¿Cómo funcionan los escáneres de documentos de identidad?
Desde una perspectiva general, el uso de un escáner de documentos de identidad implica los siguientes pasos:
1. Captura
Una imagen de baja calidad, tomada en ángulo o con iluminación deficiente puede dificultar la lectura de la información del documento. También puede hacer más difícil la detección de signos de falsificación, como alteraciones en el texto. En muchos casos, es importante almacenar las imágenes para futuras auditorías.
Mientras que los lectores de documentos de hardware destacan en el escaneo y la captura de imágenes de forma predeterminada, las soluciones de software suelen utilizar algoritmos avanzados para obtener la mejor toma en el primer intento. En esta etapa, también se realiza la lectura de los chips RFID en documentos biométricos.
2. Reconocimiento
La solución reconoce los símbolos de texto dentro de las imágenes (por ejemplo, en escaneos de pasaportes), los convierte en datos y los envía a uno o varios sistemas para su uso posterior.
Esta función es utilizada, por ejemplo, en hoteles. Con un lector de pasaportes, un recepcionista no tiene que ingresar manualmente los datos personales de los huéspedes, lo que acelera significativamente el proceso de registro y mejora la experiencia del cliente.
3. Verificación
La verificación garantiza que el documento de identidad sea auténtico y válido. Dependiendo del dispositivo o software, las comprobaciones pueden incluir la comparación de la fecha de vencimiento del documento o incluso la verificación biométrica.
Por ejemplo, Regula Document Reader SDK compara los datos de la zona de inspección visual con las zonas de lectura mecánica y los códigos de barras. Combinado con Regula Face SDK, también puede verificar la foto del titular del documento con las imágenes almacenadas en el chip.
Es importante tener en cuenta que, para una verificación confiable, el proveedor debe contar con una amplia biblioteca de plantillas de documentos para comparar los documentos proporcionados con referencias verificadas. De lo contrario, el escáner sólo podrá realizar una verificación muy básica del documento.
¿Qué tipos de lectores de documentos de identidad existen?
Los escáneres de documentos de identidad difieren según el lugar en el que se utilicen, la forma en que se presentan los documentos y el nivel de detalle con el que es necesario comprobarlos. Entre los tipos más comunes se encuentran los lectores de documentos de escritorio, los lectores integrados, los lectores móviles, las estaciones de trabajo portátiles y los SDK de escaneo de documentos de identidad basados en software.
| Tipo de escáner de documentos de identidad | Idel para | Casos de uso habituales |
|---|---|---|
| Lector de documentos de escritorio | Mostradores fijos y puntos de servicio con personal | Control fronterizo, centros de visados, mostradores de immigración, oficinas públicas, sucursales bancarias, recepciones de hoteles, registro de visitantes |
| Lectores de documentos autónomos | Configuraciones todo-en-uno en las que es importante una rápida puesta en marcha y un funcionamiento independiente (sin necesidad de un ordenador externo) | Puestos fronterizos pequeños, salas de inspección secundaria, oficinas de inmigración, consulados y puntos de atención al ciudadano remotos |
| Lectores de documentos integrados | Terminales de autoservicio y automatizadas | E-gates, quioscos, mostradores de registro y sistemas de control de acceso |
| Lectores de documentos móviles | Comprobaciones in situ fuera de los lugares fijos | Policía de tránsito, patrullas fronterizas, inspecciones de campo y agencias de vigilancia. |
| Estaciones de trabajo portátiles | Equipos de campo que necesitan realizar comprobaciones avanzadas sin disponer de una infraestructura de oficina completa | Puestos de control remotos, unidades móviles de las fuerzas del orden y servicios públicos descentralizados |
| SDKs de escaneo de documentos de identidad basados en software | Flujos de verificación de identidad remota y digital | Banca en línea, incorporación en línea, plataformas de criptomonedas, marketplaces, aplicaciones de viajes, etc. |
Lectores de documentos de escritorio
Los lectores de documentos de escritorio se utilizan en puntos de atención fijos, donde un empleado comprueba un documento en persona. Son habituales tanto en los procesos comerciales como en los administrativos, desde recepciones de hoteles y sucursales bancarias hasta controles de inmigración y oficinas municipales.
En entornos empresariales, los lectores de escritorio pueden utilizarse para agilizar la introducción de datos y comprobaciones básicas de documentos de identidad. Capturan datos personales de pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducir, permisos de residencia y otros documentos, y los envían a los sistemas internos sin necesidad de introducirlos manualmente.
Regula 70X7 se utiliza ampliamente para rellenar de forma automática y precisa los datos de los documentos de identidad en segundos.
En los flujos de trabajo donde los clientes presentan documentos en formato de tarjeta con más frecuencia que pasaportes, las organizaciones pueden utilizar lectores de escritorio diseñados para la autenticación de documentos ID-1. Por ejemplo, Regula 72X3 admite el escaneo a doble cara y módulos adicionales para la lectura de chips RFID, tarjetas inteligentes y bandas magnéticas.
En los controles fronterizos, los flujos de trabajo de inmigración y administrativos, los lectores de documentos de escritorio se utilizan a menudo para procesar los pasaportes de forma rápida y precisa. Compactos pero potentes, estos dispositivos pueden realizar verificaciones avanzadas de autenticidad, como la lectura de chips integrados, e inspeccionar elementos de seguridad como tintas ópticamente variables y hologramas.
Regula 70X4M. Las modificaciones de este dispositivo se utilizan, por ejemplo, en Austria en las oficinas municipales del registro y en la Autoridad de Inmigración de Aruba.
Estaciones de trabajo autónomas
Las estaciones de trabajo autónomas tienen una computadora incorporada, eliminando la necesidad de un PC externo para gestionar los datos. Estos dispositivos todo-en-uno son especialmente útiles en entornos con espacio limitado, como mostradores de control fronterizo, estaciones de policía y oficinas de inmigración.
Además de leer y verificar documentos, las estaciones de trabajo autónomas pueden almacenar y analizar datos de manera independiente, lo que las convierte en una solución eficiente para ubicaciones remotas o descentralizadas donde no se dispone de una infraestructura informática adicional.
Regula 70X9, un ejemplo de una estación de trabajo autónoma.
Lectores de documentos integrados
Los lectores de documentos integrados están incorporados en los quioscos de control fronterizo automatizados, e-gates y mostradores de registro. Estos lectores están diseñados para escenarios de autoservicio, donde los viajeros escanean sus propios documentos.
Regula 70X8M, un ejemplo de un lector de documentos integrado.
Los lectores integrados pueden también diferir según el formato de documento que admiten. Además de los pasaportes, es posible que también sea necesario leer y verificar documentos en formato ID-1, como las tarjetas de identidad y las licencias de conducir.
En estos casos, las organizaciones pueden utilizar lectores integrados específicos para documentos en formato de tarjeta. En algunos e-gates y quioscos, los lectores de pasaportes y los de documentos ID-1 pueden instalarse conjuntamente para admitir diferentes tipos de documentos dentro del mismo flujo de autoservicio.
Regula 7223E admite el escaneo a doble cara, la inserción de tarjetas en cualquier orientación y la expulsión automática de las tarjetas después del escaneo.
Estaciones de trabajo portátiles
Las estaciones de trabajo portátiles se parecen a las de escritorio pero están adaptadas para trabajo de campo.
Equipadas con una batería recargable y múltiples opciones de sujeción (como correas para el hombro o la cintura), ofrecen máxima movilidad sin comprometer la verificación avanzada de documentos. Los agentes pueden llevarlas de manera segura, dejando sus manos libres para manejar otras tareas o equipos.
Regula 7308 cuenta con una correa para el hombro ancha y ajustable que permite llevarlo con comodidad.
Lectores de documentos móviles
Los lectores de documentos móviles son dispositivos portátiles utilizados por la policía de tránsito, patrullas fronterizas y agencias de vigilancia.
Algunos de estos lectores cuentan con una computadora incorporada que procesa y analiza los datos en el momento, lo que les permite funcionar de manera independiente. Esto es especialmente útil en áreas remotas donde la conectividad a internet es inestable o inexistente. Otros modelos se conectan a un sistema centralizado y pueden formar parte de un ecosistema más amplio.
Regula 7320 combina la verificación de la autenticidad de los documentos, la captura de huellas dactilares y la comparación facial en un único lector de documentos móvil.
SDKs de escaneo de documentos de identidad basados en software
Además de los dispositivos de hardware, muchas empresas están recurriendo a soluciones de verificación de identidad basadas en software. En vez de utilizar un lector de hardware específico, el usuario escanea el documento con un smartphone o una cámara web.
Estas capacidades pueden ser proporcionadas por kits de desarrollo de software (SDKs) que se integran directamente en los sistemas de la empresa. La función principal de estas soluciones es garantizar un proceso de incorporación de clientes seguro y confiable.
Cuando los SDK se unen a los lectores de documentos
Los lectores de documentos de identidad de hardware siguen dependiendo del software para realizar una verificación automatizada y precisa de la autenticidad. El software también lleva a cabo tareas básicas, como la captura y el reconocimiento de datos, y automatiza la introducción de datos, además de funciones más avanzadas, como la verificación de chips RFID.
En la práctica, estos componentes suelen colaborar a la perfección. Por ejemplo, el Document Reader SDK de Regula es compatible no solo con los lectores de la propia empresa, sino también con dispositivos de terceros.
Véase: Lectores de documentos: Qué hacer si el software estándar no cumple
Document Reader SDK de Regula
¿Dónde se utilizan los escáneres de documentos de identidad?
Los escáneres de documentos de identidad se utilizan en todos aquellos casos en los que una organización necesita capturar los datos de un documento de identidad, verificar un documento o vincular un documento a la persona que lo presenta. La configuración necesaria depende del nivel de riesgo, el tipo de documento, el flujo de usuarios y el entorno operativo.
Control fronterizo y fuerzas del orden
Los flujos de trabajo del control fronterizo y las fuerzas del orden requieren un procesamiento rápido de los documentos sin comprometer la seguridad. Es posible que los agentes tengan que comprobar pasaportes, visados, documentos de identidad, licencias de conducir, permisos de residencia y otros documentos en aeropuertos, puestos de control de inmigración, comisarías, puestos fronterizos o en el campo.
En estos casos, los escáneres de documentos de identidad y los lectores de documentos ayudan a capturar los datos de los documentos, leer las zonas MRZ y los chips RFID, comparar los datos entre las distintas zonas del documento e inspeccionar los elementos de seguridad. Los puestos de control fijos suelen basarse en lectores de documentos de escritorio o integrados, mientras que los equipos móviles pueden utilizar los lectores o las estaciones de trabajo portátiles.
Bancas e incorporación de clientes
Los bancos, las empresas de tecnología financiera y otras empresas reguladas utilizan escáneres de documentos de identidad para agilizar el proceso de incorporación de clientes y reducir la introducción manual de datos. En lugar de introducir manualmente nombres, fechas de nacimiento, números de documento y fechas de vencimiento, el personal o los clientes pueden escanear el documento y enviar los datos estructurados directamente a los sistemas internos.
Para los flujos de trabajo de KYC, la captura de datos es solamente la primera etapa. Es posible que la organización también tenga que comprobar que el documento es válido y auténtico, verificar que los datos sean coherentes y contrastar el retrato del documento con la persona que lo presenta.
Viajes, hostelería y registro
Aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de vehículos, operadores de cruceros y otras empresas utilizan escáneres de documentos de identidad para agilizar registro y reducir las colas. Se puede escanear una sola vez el pasaporte, el documento nacional de identidad o la licencia de conducir, y los datos extraídos se pueden enviar a un sistema de reservas, de gestión de pasajeros, de gestión de huéspedes o de cumplimiento normativo.
El personal no debería perder tiempo volviendo a introducir los datos de los documentos, y los clientes no deberían tener que repetir los mismos pasos de identificación en cada mostrador. Dependiendo de la configuración, las empresas del sector de los viajes y la hostelería pueden utilizar lectores de escritorio, quioscos de autoservicio o kits de desarrollo de software (SDK) en aplicaciones móviles.
Servicios con restricción de edad
En sectores donde se debe restringir el acceso a menores de edad – como casinos, tiendas de alcohol o eventos para adultos – la verificación automatizada de edad es esencial. Los escáneres de documentos de identidad, equipados con tecnología OCR, pueden verificar la edad al instante y detectar documentos de identidad falsos o prestados.
Un escaneo básico puede confirmar la edad que figura en el documento. En situaciones de mayor riesgo, puede ser necesario realizar comprobaciones más sólidas, como la verificación de la autenticidad del documento, la comparación facial o la detección liveness, ya que un documento de identidad válido no garantiza que la persona que lo presenta sea su titular legítimo.
Gestión de visitantes y de acceso restringido
Edificios gubernamentales, embajadas, las oficinas corporativas, las prisiones, los centros de datos, los laboratorios y otras instalaciones de acceso restringido utilizan escáneres de identificación para registrar a los visitantes y controlar el acceso. El escáner captura los datos de los documentos, reduce los errores de introducción manual y ayuda a crear un registro de visitantes más preciso.
En entornos de mayor seguridad, el sistema también puede verificar el documento, revisar listas de vigilancia o normas de acceso, y almacenar imágenes del documento o datos extraídos con fines de auditoría, en función de la política de la organización y de la normativa local.
¿Cómo elegir el escáner de documentos de identidad más adecuado?
El escáner de documentos de identidad adecuado depende de su flujo de trabajo: dónde se escanean los documentos, qué documentos presentan los usuarios y con qué nivel de detalle hay que verificarlos. Utilice esta guía rápida para elegir el tipo de escáner más adecuado para el trabajo.
| Si usted necesita… | Elija… | Por qué |
|---|---|---|
| Capturar datos de documentos de identidad en un mostrador con personal | Lector de documentos de escritorio como Regula 70X7 | Agiliza la introducción de datos y reduce los errores provocados por la introducción manual |
| Procesar pasaportes en los controles fronterizos, en los servicios de inmigración o en las oficinas públicas | Lector de documentos de escritorio más avanzado como Regula 70X4M | Permite una autenticación de documentos más sólida, incluidos MRZ, chip RFID y comprobaciones de elementos de seguridad |
| Admitir el escaneo de documentos de autoservicio | Lector de documentos integrado como Regula 70X8M | Los usuarios pueden escanear documentos sin asistencia del personal |
| Leer documentos de identidad en formato de tarjeta | Lector de documentos ID-1 como Regula 72X3 | Permite procesar documentos en formato de tarjeta sin que el personal tenga que escanear cada lado. |
| Verificar documentos en el campo | Lector móvil o estación de trabajo portátil como Regula 7320 | Estos dispositivos permiten realizar inspecciones en el campo y facilitar los flujos de trabajo de las fuerzas del orden. |
| Escanear documentos de identidad en una aplicación móvil o flujo web | SDK para el escaneo de documentos de identidad como Regula Document Reader SDK | Permite a los usuarios capturar y verificar documentos remotamente con una cámara de smartphone o web |
En resumen
La lectura automatizada de documentos tiene un claro valor empresarial: ayuda a las organizaciones a recopilar datos personales con mayor rapidez y a verificar los documentos de identidad con menos trabajo manual.
Un escáner de documentos de identidad adecuado puede reducir los errores en la introducción de datos, agilizar los procesos de incorporación o registro, disminuir la carga de trabajo del personal y garantizar una mayor coherencia en la comprobación de documentos. En los flujos de trabajo de mayor riesgo, los lectores de documentos profesionales también aportan una capa de seguridad adicional al verificar los datos de los documentos, sus características de autenticidad y las fuentes de datos electrónicas.
Dado que los escáneres de identificación abarcan desde lectores de escritorio e integrados hasta dispositivos móviles y SDKs de software, la mejor opción depende de su flujo de trabajo, los tipos de documentos, los requisitos de verificación y el entorno operativo. Si desea conocer más sobre qué tipo de escáner se adapta mejor a sus necesidades o cómo implementar un proceso de verificación eficaz, no dude en consultar con los expertos de Regula.
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