Escáneres de documentos de identidad: Cómo funcionan, tipos y cómo elegir el adecuado

Los escáneres de documentos de identidad suelen llamarse lectores de documentos o lectores de pasaportes. En algunos contextos, los términos pueden usarse como sinónimos, pero, por lo general, los lectores cuentan con capacidades más avanzadas. Tanto los escáneres como los lectores utilizan un motor de OCR que captura los símbolos y los ingresa en el sistema. 

Sin embargo, a diferencia de los escáneres de documentos de identidad, los lectores de pasaportes también permiten autenticar los datos: identificar el tipo de documento, verificar su validez, comprobar la información codificada en zonas de lectura mecánica, códigos de barras y chips, e incluso examinar las características de seguridad de los documentos bajo diferentes fuentes de luz.

Según el contexto de uso y el nivel de verificación requerido, puede elegir entre lectores estacionarios y empotrados para uso in situ, lectores móviles de documentos para operaciones en el campo o kits de desarrollo de software (SDK) para integrarlos en aplicaciones. 

Veamos algunos casos típicos en los que los escáneres de documentos de identidad son útiles y qué tipos se pueden utilizar.

• Caso de uso #1: Control fronterizo y verificación de identidad en cuerpos de seguridad

• Caso de uso #2: Automatización del ingreso de datos y verificación de documentos de identidad para empresas

Este caso de uso probablemente involucra la mayor variedad de tipos de escáneres de documentos de identidad.

Los lectores de documentos in situ son fundamentales en el control fronterizo y en cuerpos de seguridad, ya que agilizan la validación de pasaportes, visas, tarjetas de identidad y otros documentos. Estos dispositivos, equipados con fuentes de luz avanzadas y funciones de escaneo especializadas, ayudan a detectar documentos falsificados.

Los lectores de documentos de escritorio son la base de las operaciones de control fronterizo en puestos de inmigración, aeropuertos y agencias gubernamentales. Compactos pero potentes, estos dispositivos están diseñados específicamente para el procesamiento rápido y preciso de pasaportes. Se destacan por su accesibilidad, tamaño reducido y capacidad para realizar verificaciones avanzadas de autenticidad, como la lectura de chips integrados, tintas ópticamente variables y hologramas.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 70X4M. Diferentes modificaciones de este dispositivo se utilizan, por ejemplo, en Austria en las oficinas municipales de registro y en la Autoridad de Inmigración de Aruba.

Las estaciones de trabajo autónomas llevan la verificación de documentos al siguiente nivel al integrar una computadora incorporada, eliminando la necesidad de un PC externo para gestionar los datos. Estos dispositivos todo-en-uno son especialmente útiles en entornos con espacio limitado, como mostradores de control fronterizo, estaciones de policía y oficinas de inmigración. Además de leer y verificar documentos, las estaciones de trabajo autónomas pueden almacenar y analizar datos de manera independiente, lo que las convierte en una solución eficiente para ubicaciones remotas o descentralizadas donde no se dispone de una infraestructura informática adicional.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 70X9.

Los lectores de documentos integrados son la tecnología central detrás de los quioscos de control fronterizo automatizados, e-gates y mostradores de check-in. Estos lectores están diseñados para escenarios de autoservicio, donde los viajeros escanean sus propios documentos. Construidos para soportar un uso intensivo, estos dispositivos ofrecen funciones avanzadas de verificación para comprobar elementos de seguridad como impresión UV, patrones infrarrojos y chips RFID. Su función principal es permitir un procesamiento rápido y automatizado de documentos, garantizando al mismo tiempo el máximo nivel de seguridad.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 70X8M.

Las operaciones en el campo requieren equipos que no solo sean portátiles, sino también duraderos y eficientes. Los agentes de control fronterizo y las fuerzas del orden necesitan realizar verificaciones de identidad en el momento, a menudo en entornos remotos o de alta movilidad. 

Las estaciones de trabajo portátiles están diseñadas específicamente para agentes en movimiento. Estos dispositivos se asemejan a estaciones de escritorio, pero están adaptados para trabajo de campo. Equipados con una batería recargable y múltiples opciones de sujeción (como correas para el hombro o la cintura), ofrecen máxima movilidad sin comprometer la verificación avanzada de documentos. Los agentes pueden llevarlos de manera segura, dejando sus manos libres para manejar otras tareas o equipos.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 7308.

Los lectores de documentos móviles son dispositivos portátiles valorados por la policía de tránsito, patrullas fronterizas y agencias de vigilancia. Algunos de estos lectores cuentan con una computadora incorporada que procesa y analiza los datos en el momento, lo que les permite funcionar de manera independiente. Esto es especialmente útil en áreas remotas donde la conectividad a internet es inestable o inexistente. Otros modelos se conectan a un sistema centralizado y pueden formar parte de un ecosistema más amplio.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 7310.

Los escáneres de documentos de identidad ya no se limitan al uso gubernamental. De hecho, empresas de diversos sectores han adoptado lectores de documentos para agilizar la entrada y verificación de datos. Los bancos, por ejemplo, utilizan escáneres de documentos de identidad de manera intensiva para procesar documentos de forma rápida y confiable durante el registro de nuevos clientes. Estos dispositivos les permiten verificar la validez y autenticidad de las identificaciones, ayudando a mitigar el fraude y acelerar los procesos de verificación de clientes.

En sectores como la hotelería, la salud, los casinos o incluso los clubes nocturnos, los lectores de documentos de escritorio permiten realizar verificaciones de identidad de manera rápida y sencilla. En estos casos, la velocidad y la eficiencia tienen prioridad sobre las comprobaciones avanzadas de autenticidad, ya que el objetivo principal es capturar datos básicos para ingresarlos en sistemas de gestión de clientes o cumplir con las leyes de verificación de edad.

Ejemplo de dispositivo: Lector de documentos Regula 70X7.

Además de los escenarios de verificación que permiten cualquier tipo de documento de identidad, algunos casos de uso requieren la presentación de documentos específicos, como licencias de conducir, cédulas de identidad y otros documentos en formato ID-1. Estas situaciones requieren soluciones de hardware dúplex capaces de leer y verificar simultáneamente el anverso y reverso del documento de identidad.

Ejemplo de dispositivo: El Regula 72X3 está diseñado específicamente para la autenticación de documentos en formato ID-1. Algunas configuraciones incluyen módulos adicionales para la lectura de chips RFID, tarjetas inteligentes y bandas magnéticas, lo que amplía su funcionalidad. Por ejemplo, puede verificar cédulas de identidad biométricas y tarjetas bancarias.

Además de los dispositivos de hardware, muchas empresas están recurriendo a soluciones de verificación de identidad basadas en software. Si alguna vez ha utilizado la banca móvil o se ha registrado en una plataforma de intercambio de criptomonedas, entonces conoce el proceso: antes de acceder a los servicios, debe verificar su identidad escaneando su documento de identidad, tomándose una selfie, escaneando su tarjeta bancaria y, en algunos casos, superando una prueba de vida para confirmar que realmente es usted.

Estas capacidades pueden ser proporcionadas por kits de desarrollo de software (SDKs) que se integran directamente en los sistemas de la empresa. La función principal de estas soluciones es garantizar un proceso de incorporación de clientes seguro y confiable. Al automatizar el proceso, las empresas pueden reducir el trabajo manual asociado con la entrada de datos, al tiempo que mantienen un alto nivel de seguridad y cumplimiento normativo.

Incluso dentro de una misma organización, los lectores de documentos pueden aplicarse en múltiples casos de uso.

En la mayoría de los casos, el proceso de incorporación de clientes es sencillo, pero en industrias altamente reguladas, como la banca, es más complejo. Los bancos y las instituciones financieras deben recopilar información personal desde el inicio, lo que puede aumentar la tasa de abandono si el proceso es demasiado lento o tedioso.

Al utilizar escáneres de documentos de identidad profesionales, las organizaciones pueden extraer datos personales y verificar la identidad en segundos—el proceso suele ser tan simple como tomar una selfie. Pearson VUE, líder en pruebas en línea, emplea esta tecnología para autenticación remota mediante selfies y verificación de pasaportes. Este método de incorporación de clientes es aplicable a muchas industrias en todo el mundo.

Los procedimientos de Know Your Customer (KYC) son obligatorios en muchas industrias para prevenir el fraude. Los escáneres de documentos de identidad simplifican el KYC al proporcionar una verificación de pasaportes rápida y precisa. La automatización de estos procesos con escáneres no solo acelera el flujo de trabajo, sino que también reduce errores, mejorando la experiencia del cliente.

El autoservicio y los registros sin contacto se están convirtiendo en el nuevo estándar, especialmente después de la pandemia. Los check-ins tradicionales suelen ser lentos, pero los escáneres de documentos de identidad pueden extraer datos y verificar documentos mucho más rápido. Aerolíneas, hoteles y muchas otras empresas han implementado sistemas de check-in automatizados para agilizar este proceso.

Por ejemplo, Pegasus Airlines ha transformado su proceso de check-in. Ahora, los pasajeros pueden escanear su documento de identidad a través de la aplicación, seleccionar un vuelo y completar el check-in en segundos.

En sectores donde se debe restringir el acceso a menores de edad—como casinos, tiendas de alcohol o eventos para adultos—la verificación automatizada de edad es esencial. Los escáneres de documentos de identidad, equipados con tecnología OCR, pueden verificar la edad al instante y detectar identificaciones falsas o prestadas.

Incorporar una solución como Regula Face SDK añade una capa adicional de seguridad al comparar la selfie con la foto del documento, asegurando que la persona que presenta la identificación sea su verdadero titular.

Las instalaciones de alta seguridad, como edificios gubernamentales, tribunales, embajadas y prisiones, deben verificar la identidad de cada visitante. Además, pueden necesitar almacenar los datos de las identificaciones para cumplir con normativas de seguridad. Un sistema de gestión de visitantes basado en el escaneo y verificación automatizada de documentos de identidad es fácil de implementar y mantener, y minimiza los errores humanos.

El núcleo de cualquier escáner o lector de documentos de identidad es, esencialmente, una cámara.  El dispositivo toma fotos de los documentos de identidad y luego los examina. La principal diferencia entre el examen realizado con hardware y el de los lectores móviles basados en software radica en las condiciones en las que se captura la imagen. 

Las soluciones de software aprovechan las capacidades del dispositivo del usuario. Sin embargo, dependen de la precisión del usuario al tomar las fotos, razón por la cual suelen solicitar repetir la captura si la imagen del documento presenta reflejos o está borrosa.

Por otro lado, los lectores de pasaportes de escritorio e integrados permiten examinar documentos bajo diversas fuentes de luz, como luz blanca, infrarroja, ultravioleta y coaxial. Un aspecto clave es que proporcionan condiciones de captura óptimas, eliminando la interferencia de la luz ambiente o reflejos. Esto permite, por ejemplo, captar la luminiscencia UV sin contaminación lumínica externa. Además, como los documentos no necesitan sujetarse manualmente, permanecen perfectamente planos y sin partes cubiertas por los dedos. Esto otorga a los lectores de pasaportes una ventaja significativa en la autenticación de documentos.

Desde una perspectiva general, el uso de un escáner de documentos de identidad—específicamente el software en el que se basa—implica los siguientes pasos:

Capturar una imagen del documento es un paso fundamental. Una imagen de baja calidad, tomada en un ángulo inadecuado o con mala iluminación, puede dificultar la lectura de la información, lo que puede generar errores. También puede hacer más difícil la detección de signos de falsificación, como alteraciones en el texto. En muchos casos, es importante almacenar las imágenes para futuras auditorías. 

Los escáneres de documentos de identidad realizan esta tarea con facilidad.  Mientras que los lectores de documentos de hardware destacan en la captura y escaneo de imágenes de forma predeterminada, las soluciones de software suelen utilizar algoritmos avanzados para obtener la mejor toma en el primer intento. En esta etapa, también se realiza la lectura de los chips RFID en documentos biométricos.

A continuación, la solución reconoce los símbolos de texto dentro de las imágenes (por ejemplo, en escaneos de pasaportes), los convierte en datos y los envía a uno o varios sistemas para su uso posterior.  Esta función es utilizada, por ejemplo, en hoteles. Con un lector de pasaportes, un recepcionista no tiene que ingresar manualmente los datos personales de los huéspedes, lo que acelera significativamente el proceso de check-in y mejora la experiencia del cliente.

La verificación garantiza que el documento de identidad sea auténtico y válido. Dependiendo del dispositivo o software, las comprobaciones pueden incluir la comparación de la fecha de vencimiento del documento o incluso la verificación biométrica.

Por ejemplo, Regula Document Reader SDK compara los datos de la zona de inspección visual con las zonas de lectura mecánica y los códigos de barras. Combinado con Regula Face SDK, también puede verificar la foto del titular del documento con las imágenes almacenadas en el chip.

Es importante tener en cuenta que, para una verificación confiable, el proveedor debe contar con una amplia biblioteca de plantillas de documentos para comparar los documentos proporcionados con referencias verificadas. De lo contrario, el escáner solo podrá realizar una verificación muy básica del documento.

Los lectores de documentos profesionales deben ser capaces de extraer y verificar los siguientes datos:

• Tipo de documento
• Todos los campos de texto y numéricos, ya sean mecanografiados, impresos o en relieve (por ejemplo, nombre o fecha de nacimiento)
• Información de las zonas de lectura mecánica (MRZs)
• Información de códigos de barras y códigos QR
• Información de chips electrónicos

Además, realizan verificaciones avanzadas de autenticidad basadas en imágenes capturadas bajo diferentes fuentes de luz.

La lectura automatizada de documentos aporta un valor claro y concreto: permite recuperar datos personales y verificarlos en cuestión de segundos.  Como hemos visto, existen diversos tipos de escáneres de documentos de identidad, pero todos ofrecen una serie de beneficios clave:

• Procesamiento más ágil: Los escáneres procesan documentos en uno o dos segundos, en comparación con la entrada manual de datos, que es más lenta y propensa a errores, especialmente con nombres extranjeros complejos o similares (por ejemplo, Kira y Kyra).

• Reducción de errores: La tecnología supera a los humanos en tareas repetitivas, eliminando errores tipográficos y asegurando la coherencia de los datos en los sistemas.

• Optimización de la carga de trabajo: Un alto volumen de operaciones puede sobrecargar al personal, aumentando el riesgo de errores y la posibilidad de pasar por alto documentos falsificados. Los escáneres minimizan esta carga, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas más estratégicas.

• Mayor seguridad: Los lectores de documentos van más allá del OCR básico al verificar los datos extraídos con múltiples características de seguridad, protegiendo eficazmente a la organización sin necesidad de esfuerzos adicionales ni capacitación intensiva.

• Facilidad en el cumplimiento normativo: Los escáneres adecuados pueden leer y verificar documentos de identidad de cualquier país, simplificando los procesos de incorporación de clientes y garantizando el cumplimiento de las regulaciones locales.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo la extracción y verificación automatizada de datos de identidad pueden hacer que su empresa sea más eficiente y competitiva. Si desea conocer más sobre qué tipo de escáner se adapta mejor a sus necesidades o cómo implementar un proceso de verificación eficaz, no dude en consultar con los expertos de Regula.