Imagine que una empresa está expandiendo su equipo remoto, y de repente descubre que uno de sus nuevos empleados usó una identidad robada para acceder a sistemas sensibles. Aunque pueda sonar increíble, este es un riesgo tangible para las empresas. Un usuario de Reddit compartió esta experiencia:
La empresa para la que trabajo contrata a varios empleados remotos. Ya hemos tenido dos casos en los que alguien solicitó un puesto, presentó una licencia de conducir válida, pero más tarde descubrimos que la identidad había sido robada. En el primer caso, lo supimos cuando enviamos el formulario W-4 a la dirección indicada y el verdadero propietario respondió diciendo que nunca había trabajado con nosotros, aunque el nombre y la dirección coincidían.
En el segundo caso, lo detectamos antes de enviar la laptop de trabajo: la persona pidió que la enviáramos a una dirección diferente a la que figuraba en su identificación. Investigando, encontramos a alguien con el mismo nombre, pero con una dirección distinta. Sin embargo, en la licencia de conducir del estafador figuraba una de las direcciones en las que había vivido la persona real. Esta persona real no se parecía en nada al estafador. Hicimos una verificación de antecedentes estándar, y pasó. También tenían el número de seguro social de la persona real.
— Dr-Xan
Estos casos no son aislados. El fraude de identidad está en aumento, especialmente con la expansión del trabajo remoto y el auge del estilo de vida nómada digital. Desde comprobar que un empleado puede trabajar legalmente, hasta prevenir contrataciones de menores de edad, la verificación de identidad se está convirtiendo en una práctica esencial.
En este artículo, exploramos qué tipos de empresas deberían implementar la verificación de identidad de empleados y cómo hacerlo de manera efectiva.
¿Por qué las empresas necesitan verificar la identidad de sus nuevos empleados?
Al contratar, las empresas suelen solicitar a los nuevos empleados que presenten documentos de identidad y completen formularios con su información personal. Sin embargo, estos documentos, incluso conjuntos completos de datos personales, pueden ser falsificados o robados. En cualquier caso, esto representa un riesgo importante para el negocio.
Verificar a los empleados remotos
Sin interacciones presenciales, resulta mucho más sencillo para los delincuentes utilizar identidades falsas o robadas para obtener acceso a sistemas corporativos o información confidencial. En sectores que manejan datos sensibles, como el sector financiero o de salud, este proceso es aún más crucial para evitar costosas filtraciones de información.
Además, es común que las empresas envíen a los empleados remotos los dispositivos que necesitan para su trabajo. Sin una verificación adecuada, podrían terminar enviando equipos valiosos, como laptops, a empleados fraudulentos, sin posibilidad de recuperar los activos. En este escenario, una verificación de identidad remota eficaz juega un papel fundamental.
Confirmar que un empleado está autorizado para trabajar
En muchos países, la ley exige a los empleadores comprobar que un empleado está legalmente autorizado para trabajar. En Estados Unidos, el proceso I-9 compara los documentos de identidad de una persona con su número de Seguro Social (SSN) para confirmar su autorización laboral. Herramientas como E-Verify ayudan a las empresas a agilizar este proceso. De manera similar, en el Reino Unido, los empleadores deben informar sobre sus empleados para fines fiscales utilizando el número de Seguro Nacional. Cualquier discrepancia en estos números podría ser señal de un problema.
Sin embargo, algunos inmigrantes ilegales utilizan el SSN de otra persona para conseguir empleo. En ciertos casos, varias personas pueden compartir un nombre y un SSN, lo que complica aún más la verificación y dificulta detectar el fraude.
En ocasiones, las empresas implementan controles internos adicionales para reforzar la seguridad. Un caso práctico que Regula ha abordado con éxito: Uber en Polonia verifica la identidad de los conductores no solo durante el proceso de incorporación, sino cada vez que se ponen al volante de un taxi.
Evitar la contratación ilegal de menores de edad
En un caso real que involucró a proveedores de Hyundai en Alabama, un joven de 16 años utilizó documentos falsos para trabajar ilegalmente desde los 14 años. Las agencias de contratación involucradas recibieron sanciones por violar las leyes de trabajo infantil y no verificar la edad del menor. Hyundai, por su parte, anunció que vendería su participación mayoritaria en el fabricante de autopartes donde se detectó el empleo de menores, lo que evidenció el enorme impacto que puede tener una verificación de identidad débil en los negocios.
Prevenir filtraciones de datos confidenciales
Empleados no autorizados que utilizan identidades falsas podrían acceder a información confidencial de la empresa, lo que representa un riesgo considerable para la organización. Al verificar la identidad de cada nuevo empleado, las empresas garantizan que solo personas de confianza tengan acceso a los sistemas y datos sensibles. Además, el monitoreo de amenazas internas permite detectar y mitigar este riesgo al rastrear la actividad y el comportamiento de los empleados en busca de señales de intención maliciosa.
¿Qué herramientas se utilizan para verificar la identidad de los empleados?
En este caso, no se hará referencia a servicios gubernamentales específicos para la verificación cruzada de números fiscales u otros datos, ya que varían de un país a otro. A continuación, se presenta un conjunto típico de herramientas y prácticas tecnológicas que emplean las empresas líderes del sector para asegurarse de que sus empleados son realmente quienes dicen ser.
Verificación automatizada de documentos de identidad
Los sistemas automatizados aceleran significativamente la captura de datos y reducen el riesgo de errores humanos, especialmente cuando el personal de Recursos Humanos no está familiarizado con los diferentes tipos de documentos extranjeros. Esto resulta clave en contrataciones globales, como en el caso de los nómadas digitales, donde los documentos de identidad varían considerablemente de un país a otro. Los sistemas automatizados extraen y verifican los datos para garantizar que toda la información sea correcta y coherente entre sí, y con bases de datos externas cuando corresponda.
Autenticación automatizada de documentos de identidad
Estos sistemas realizan diversas verificaciones de autenticidad, desde validaciones básicas — como la detección de marcas de agua de "muestra" en un documento falso — hasta técnicas avanzadas que comprueban hologramas, elementos UV y otras características de seguridad.
En escenarios de contratación remota, es esencial contar con comprobaciones de document liveness, que permitan comprobar si un documento es real y existe físicamente, y no es simplemente una copia digital manipulada.
Verificación biométrica
La verificación biométrica vincula un documento de identidad con su titular mediante el análisis de características físicas únicas, por ejemplo, mediante el reconocimiento facial. Es un método cada vez más utilizado en procesos de verificación remota, ya que garantiza que la persona que presenta el documento sea realmente su titular. En este contexto, la prueba de vida vuelve a ser clave, ya que permite prevenir fraudes mediante la identificación de máscaras, videos pregrabados y deepfakes.
Las tecnologías biométricas no solo se utilizan durante el proceso de incorporación remota, sino también para la autenticación continua. A menudo se integran como parte de un flujo de autenticación multifactor (MFA) para reforzar la seguridad en las operaciones diarias.
¿Cómo implementar la verificación de identidad remota para nuevos empleados?
Al iniciar la implementación de un proceso de verificación de identidad remota para nuevos empleados, es fundamental tener en cuenta varios factores clave. Estos aspectos le ayudarán a elegir la solución adecuada y a garantizar una implementación fluida.
→ Evaluación del volumen de verificaciones. En primer lugar, determine cuántas verificaciones de identidad necesitará realizar su empresa mensualmente o anualmente. ¿Solo verificará a los empleados durante el proceso de incorporación, o también requerirá controles continuos, por ejemplo, para gestionar el acceso a datos sensibles o a zonas restringidas dentro de la oficina? Comprender sus necesidades de verificación le permitirá definir el alcance de la solución que debe implementar.
→ Requisitos regulatorios. Identifique los requisitos regulatorios que su empresa debe cumplir. Por ejemplo, sectores como finanzas y salud deben cumplir con estrictas normativas de verificación de identidad, incluyendo el cumplimiento obligatorio de regulaciones Know Your Customer (KYC). En algunos casos, también es necesario guardar los datos personales durante ciertos períodos, lo que añade un nivel adicional de complejidad. El cumplimiento normativo es innegociable, por lo que la solución elegida debe satisfacer plenamente estas obligaciones legales.
→ Recursos disponibles. ¿Qué recursos internos tiene su empresa? Por ejemplo, ¿cuenta con un equipo interno de TI que pueda encargarse de la implementación y el mantenimiento del sistema? Si no es así, quizás le convenga optar por una solución que requiera una configuración técnica mínima, como una opción en la nube completamente gestionada. En cambio, las empresas con mayores capacidades técnicas pueden optar por soluciones on-premises más personalizables o un SDK (Software Development Kit) que se integre perfectamente con sus sistemas existentes.
Una vez respondidas estas preguntas iniciales, tendrá una visión más clara sobre el tipo de solución de verificación de identidad que mejor se adapta a su empresa:
- Cloud vs. On-Premises
. Las soluciones basadas en la nube suelen ser más fáciles y rápidas de implementar, ya que requieren una infraestructura mínima. Ofrecen escalabilidad, lo que las hace ideales para empresas con necesidades de verificación variables. Por otro lado, las soluciones on-premises brindan un mayor control y son preferidas en sectores que requieren niveles elevados de seguridad o el cumplimiento de normativas específicas sobre la localización de los datos. - Plataformas SaaS vs. SDK
Una solución lista para usar ofrece todo lo necesario con una configuración mínima, lo que resulta ideal para empresas que buscan un despliegue rápido y sencillo. Los SDK, en cambio, proporcionan mayor flexibilidad y personalización, permitiendo integrar la verificación de identidad en las plataformas o flujos de trabajo ya existentes. No obstante, los SDK requieren mayores conocimientos técnicos y recursos de desarrollo.
El costo y la implementación de una solución de verificación de identidad variarán en función del tipo de sistema elegido, el volumen de verificaciones y la necesidad de funcionalidades adicionales (por ejemplo, biometría y prueba de vida).
En resumen
A diferencia de KYC, que responde a requisitos regulatorios, la iniciativa de verificar a los nuevos empleados suele surgir de necesidades internas de seguridad y de gestión de riesgos. Si está leyendo esto, es probable que su empresa ya haya enfrentado problemas con empleados no verificados y comprenda la importancia de la verificación remota de identidad.
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