La verificación de documentos se ha convertido en un requisito legal para una variedad de empresas, incluidas las altamente reguladas, como banca, aviación, juegos de azar y fintech. Sin embargo, las comprobaciones manuales y el ingreso de datos, que consumen mucho tiempo, ralentizan el proceso y son propensos al error humano. Esto también afecta negativamente la experiencia de usuario, ya que los clientes están acostumbrados a acceder a plataformas y servicios en cuestión de segundos.
Existen formas de reducir fricción y agilizar el proceso de verificación de documentos al incorporar componentes de automatización en el recorrido, manteniéndose centrado en el cliente y en cumplimiento con todas las regulaciones.
Este artículo desglosa el tema y le presenta una variedad de casos de uso de automatización en distintas industrias.
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¿Qué es la verificación de documentos?
La verificación de documentos es el proceso de comprobar la validez y la autenticidad de un pasaporte, una licencia de conducir, una tarjeta de identidad y otros documentos de identidad. Implica examinar el documento para asegurarse de que no sea falso, que no haya sido alterado, que no esté obsoleto o vencido.
El nivel de detalle del proceso depende de la situación específica en la que se requiere. Hay tres etapas de este proceso en términos de la profundidad de la verificación:
Comprobar los datos en la zona de inspección visual del documento, incluida la foto principal y la secundaria, los datos personales, el número del documento, la fecha de emisión y de vencimiento, y la presencia de una MRZ o un código de barras, holograma y cualquier otra medida de seguridad, según el tipo de documento. Por lo general, forma parte de un proceso formal, por ejemplo, cuando un agente de seguros ingresa los datos para una póliza, o cuando un administrador de un casino le pide a un visitante que parece joven que muestre su tarjeta de identidad.
Comprobar si hay alteraciones en el documento, por ejemplo, análisis léxico para identificar inconsistencias causadas por cambios de datos en la MRZ o por manipulación del chip RFID electrónico. Este tipo de comprobación puede ser parte de un proceso de incorporación de clientes remoto o en el lugar, por ejemplo, cuando una persona solicita un préstamo en un banco.
Comprobar la autenticidad del documento, por ejemplo, el formato del código de barras o el tipo de foto incrustada. ¿Es genuino y fue emitido por el organismo autorizado, o es falsificado? En caso de dudas, los documentos cuestionados pueden enviarse a un examen más profundo por expertos forenses.
En los dos últimos escenarios, se investigan características específicas como sellos, marcas de agua, elementos de impresión lenticular, tipografías y otras medidas de seguridad mediante el uso de dispositivos de hardware y software especializado.
¿Dónde la verificación de documentos es más aplicable?
En primer lugar, la verificación de documentos es obligatoria para instituciones gubernamentales, incluidos los servicios de control fronterizo, los departamentos de inmigración, las agencias de desempleo y otras organizaciones sociales responsables de pagar beneficios y subsidios. El objetivo es asegurar que solo las personas autorizadas obtengan acceso a sus servicios, instalaciones o territorios.
En segundo lugar, la verificación de documentos es un requisito previo para industrias vinculadas a exigencias de cumplimiento de KYC. Entre ellas se incluyen:
Banca, fintech y cualquier otra organización financiera
Empresas de telecomunicaciones
Viajes y hospitalidad
Negocios de iGaming y juegos de azar
Aseguradoras
Empresas de vehículos compartidos
Plataformas de e-Learning, etc.
Por último, pero no menos importante, la verificación de documentos es esencial para organizaciones que manejan información personal identificable sensible. Un buen ejemplo son las instituciones de salud.
Verificación de documentos manual vs. automatizada: tomar la decisión correcta
Hay dos formas de verificar documentos: manualmente o mediante soluciones de automatización.
En el primer escenario, es tarea de un empleado asegurarse de que el ID sea legítimo.
El segundo escenario utiliza software especializado y dispositivos diseñados para este fin. Tenga en cuenta que la automatización en este caso no elimina a una persona del proceso, pero hace la mayor parte del trabajo pesado. Por ejemplo, un software de verificación de identidad integrado en la aplicación móvil de un banco verifica el ID de un cliente en segundos. Sin embargo, cuando una o más comprobaciones fallan, el software puede notificar a un gerente, quien puede realizar una verificación manual adicional de la imagen del documento.
Ambos escenarios son posibles tanto para la verificación de documentos en el lugar como en línea.
La decisión sobre qué camino tomar depende de casos de uso específicos y de lo que esté en juego para una organización o empresa.
Este gráfico muestra la necesidad de verificación automatizada de documentos considerando la UX y el costo del error humano.
El control de pasaportes suele ser un cuello de botella en las fronteras estatales, con muchos viajeros frustrados esperando en filas. Además, un cruce ilegal de frontera con documentos falsos probablemente puede tener consecuencias perjudiciales, desde espionaje hasta terrorismo. Por eso, la verificación automatizada de documentos es una práctica común en los puestos de control fronterizo terrestres y aéreos. El personal cuenta con dispositivos especializados como lectores de pasaportes para comprobaciones instantáneas, y comparadores espectrales de video para un examen más detallado por expertos forenses.
Los transportistas también tienen otras razones para no usar la verificación manual de documentos. La automatización les ayuda a reducir el tiempo de espera en filas, mejorar la satisfacción del cliente y disminuir los costos generales de mano de obra. Estas razones llevaron a Wizz Air a incorporar el self-check-in en el recorrido del cliente.
Algunas empresas de industrias reguladas como banca todavía usan comprobaciones manuales, como entrevistas por video, al incorporar nuevos clientes. Sin embargo, adoptar esta práctica puede ser un proceso costoso y lento para el cumplimiento, especialmente cuando el nivel de competencia está aumentando. Eso llevó a UBS, el banco privado más grande del mundo, a reemplazar las entrevistas en tiempo real por comprobaciones automatizadas de documentos.
Los bienes y servicios con restricción de edad son otra área donde la verificación de documentos es imprescindible. Si bien las comprobaciones manuales pueden ser habituales en tiendas pequeñas, los grandes minoristas de alcohol y tabaco pueden considerar la automatización de la verificación de edad como una alternativa. El beneficio potencial dependerá del volumen de ventas y del ROI esperado.
La verificación manual de documentos puede parecer una alternativa más asequible para algunas empresas. Sin embargo, los costos laborales de los empleados, incluso si son especialistas subcontratados, por lo general siempre terminan siendo más altos que el costo de las licencias para operar la verificación automatizada.
Existen riesgos adicionales asociados con los esquemas de falsificación de documentos más sofisticados que ahora usan los defraudadores. Los especialistas con experiencia aún pueden detectar discrepancias en documentos físicos mediante comprobaciones manuales, pero incluso los expertos usan dispositivos especializados para esos fines; las máquinas pueden detectar los detalles más mínimos del documento, que están fuera del alcance de la visión humana.
Los escaneos de documentos son más difíciles de detectar a simple vista. Los deepfakes generados por herramientas de IA ahora pueden simular fácilmente una variedad de fotos y videos. Y son inquietantemente plausibles.
Por eso, conviene considerar estos riesgos al decidir una solución que se ajuste a su caso.
¿Cómo funciona la verificación automatizada de documentos?
La verificación de documentos mediante herramientas de automatización incluye cuatro pasos principales:
Pasos clave del proceso automatizado de verificación de documentos.
Veamos cada uno:
Paso 1. Captura del documento
En esta etapa, un dispositivo o una aplicación de software debe reconocer el documento enviado y evaluar su calidad en términos de claridad del texto y la imagen, tamaño y forma.
Este paso también influye en la UX general desde el inicio. La solución debe guiar al usuario durante el proceso de captura de la imagen para obtener la mejor toma. Cuanto mejor sea la imagen, más precisos serán los resultados de la verificación.
Al elegir una solución, revise a cuántos usuarios se les pide volver a tomar una imagen. Cuanto mayor sea el número, peor es la UX.
Paso 2. Evaluación del documento
En este paso, la solución accede a la base de datos de plantillas de documentos para la validación de datos. Cuanto más grande sea, más amplios serán los posibles casos de uso, y más tipos de documentos y países podrá leer y verificar.
Las herramientas de verificación de documentos evalúan la presencia de medidas de seguridad como MRZ, código de barras y chip RFID. También pueden identificar automáticamente el tipo de documento enviado, por ejemplo, un pasaporte suizo o una licencia de conducir de Utah.
Regula Document Reader SDK se basa en la amplia base de datos de plantillas de documentos de Regula, la más grande del mundo, recopilada y actualizada regularmente por los expertos de la empresa. No solo está compuesta por licencias de conducir y pasaportes: la solución verifica muchos otros tipos de documentos de identidad, ya que, por ejemplo, usted también puede necesitar verificar tarjetas de identidad o permisos de trabajo.
Paso 3. Extracción de datos
Una vez que el software obtiene los datos, es momento de leerlos y validarlos de forma cruzada. Mediante tecnología OCR, la solución extrae y lee los datos de la zona de inspección visual (VIZ), la MRZ, el código de barras y el chip electrónico. Es importante considerar cuántos idiomas admite una herramienta, especialmente si necesita procesar documentos de identidad emitidos en países con alfabetos no latinos.
Paso 4. Verificación del documento
Una vez que se extraen los datos de los distintos elementos, también deben compararse con la información del VIZ, la MRZ, los códigos de barras y el RFID para garantizar consistencia y autenticidad. Para agilizar el proceso de verificación, Regula Document Reader SDK realiza automáticamente un conjunto de comprobaciones exhaustivas necesarias, según el tipo de documento de identidad que se esté examinando: por ejemplo, análisis del formato del número de documento, corrección y validez de las fechas, validación de texto estático, detección de campos en blanco obsoletos, comprobaciones de formato de código de barras y MRZ, y verificación del lado del servidor del chip RFID integrado. También comprueba la presencia o ausencia de datos en los campos obligatorios de la página de datos. Además, en un escenario con hardware, la autenticación puede realizarse adicionalmente en distintos modos de iluminación: IR, UV, luz coaxial, etc.
Tenga en cuenta que distintos proveedores incorporan un conjunto variable de comprobaciones en el flujo de verificación de documentos. Como cliente, le conviene aclarar qué parámetros se verifican en cada caso.
Las comprobaciones biométricas pueden ser una parte opcional del proceso de verificación. Por lo general, un cliente necesita tomarse una selfie a través de una app móvil para confirmar que la imagen en vivo y la foto del documento corresponden a la misma persona. Cuando se incluye una comprobación biométrica en el proceso, la verificación de documentos se convierte en una verificación de identidad completa.
¿Puede confiar en la verificación automatizada de documentos?
En resumen, sí, puede. Hay al menos cuatro razones:
1. Reducir el error humano a cero
El proceso de verificación manual puede involucrar personal, como administradores de casinos, que no son expertos forenses. Como resultado, la calidad de las comprobaciones puede verse afectada por la falta de conocimiento sobre qué hacer y cómo hacerlo.
Las soluciones automatizadas pueden cubrir ese vacío. Analizan cada detalle mínimo y detectan la más leve discrepancia, como un elemento reubicado o redimensionado. Por ejemplo, Regula Document Reader SDK puede identificar un tamaño y una ubicación inadecuados de la tipografía en un pasaporte, una licencia de conducir u otro documento de identidad.
2. Proceso de verificación probado
El proceso detrás de la verificación automatizada de documentos consiste en una secuencia precisa de acciones respaldada por buenas prácticas en seguridad de la información.
Se basa en guías que describen cada paso del proceso, incluido, por ejemplo, el formato de registro (la manera en que los datos de lectura mecánica deben estructurarse, codificarse y almacenarse).
Hay dos estándares principales: la guía técnica BSI TR-03135 de la Oficina Federal Alemana de Seguridad de la Información (BSI) y el ICAO Doc 9303 sobre documentos de viaje de lectura mecánica.
Ambas guías se usan ampliamente en distintas industrias, incluidas las no reguladas, como base de los procedimientos de verificación de documentos. El cumplimiento de estos estándares también es obligatorio para los proveedores de soluciones de verificación de identidad (IDV).
3. Base de conocimiento amplia
Las soluciones de hardware y software recurren a extensas bases de datos de plantillas de documentos como fuente de datos y “saben” más sobre documentos de identidad, incluidos los extranjeros, que sus empleados.
Un empleado bancario común difícilmente puede imaginar cómo debería verse una tarjeta de identidad albanesa o una licencia de conducir uruguaya. Pero un software avanzado como Regula Document Reader SDK sí lo sabe. Gracias a la base de datos, que incluye más de 16,000 plantillas de documentos, la solución puede verificar tarjetas de identidad y pasaportes de 254 países y territorios.
4. Análisis en profundidad y detección de fraude
La verificación automatizada de documentos por lo general incluye más pasos que una comprobación manual. Usar dispositivos especializados y software le permite realizar un análisis más profundo de los datos capturados, como la lectura de la MRZ y la comprobación liveness de documentos. Además, una sesión de verificación automatizada puede incluir comprobaciones ampliadas de autenticidad para cubrir todos los aspectos de seguridad.
El hecho de que la implementación de la verificación automatizada de documentos ahora sea un requisito legal para algunas industrias, como aviación y control fronterizo, es otra confirmación de su fiabilidad.
Al final del día, un documento marcado como cuestionado por una solución automatizada puede enviarse a una verificación manual adicional. Así que, si es necesario, usted siempre puede realizar dobles comprobaciones con expertos internos o externos.
Tome decisiones más rápidas con software confiable de verificación de documentos
La verificación automatizada de documentos cambia las reglas del juego para las empresas que buscan agilizar sus procesos y mantenerse en cumplimiento con las regulaciones del sector. Al automatizar esta tarea, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, y a la vez mantener la precisión y la autenticidad de la comprobación de documentos. Ya sea que usted esté en finanzas, aviación, seguros o cualquier otra industria que requiera verificación de documentos, la automatización es el camino a seguir.
Las soluciones de Regula para la verificación automatizada de documentos pueden ayudarle a cumplir con todos los requisitos, a la vez que hacen el proceso más simple y fluido para sus clientes. Adopte la automatización y aproveche sus beneficios probando una prueba gratuita o solicitando una demo.
