Un usuario se registra en una aplicación bancaria. Un nómada digital completa un formulario de solicitud para obtener una visa electrónica. Un nuevo empleado obtiene acceso a los servicios corporativos mediante nuevas credenciales: correo electrónico y contraseña.
Todas estas personas interactúan con sistemas en línea a través de sus cuentas, a menudo después de confirmar su identidad mediante documentos físicos y/o biometría.
Estos sistemas, controlados por las empresas, son complejos y fragmentados. Por lo general, consisten en un mosaico de soluciones de verificación de identidad (IDV), fuentes de datos, sistemas de almacenamiento, plataformas de gestión de clientes, sistemas de RR. HH. e infraestructura heredada, todos ellos esenciales para garantizar operaciones fluidas y seguras.
Para mantener y proteger estos sistemas digitales de manera eficaz, especialmente en sectores regulados o de alto riesgo, las empresas están adoptando marcos basados en plataformas que respaldan todo el ciclo de vida de la identidad.
En este artículo, analizaremos cada etapa del recorrido de un usuario, desde la incorporación y la verificación hasta la gestión continua y la desvinculación, para ver cómo las soluciones de IDV basadas en plataformas pueden optimizar y reforzar cada paso.
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¿Qué es la gestión del ciclo de vida de la identidad?
La gestión del ciclo de vida de la identidad (Identity Lifecycle Management, ILM) es un marco de procesos y tecnologías que se utiliza para gestionar las identidades de los usuarios desde su creación hasta su eliminación. Una identidad—ya sea de un cliente, un empleado u otro tipo de usuario—se define por características únicas, como la biometría y los datos personales, junto con los registros de actividad, las transacciones y otros comportamientos dentro de su sistema.
En la práctica, el ILM reúne varias tareas de gran alcance que a menudo existen como procesos o políticas independientes:
Emisión y desactivación de cuentas o credenciales
Gestión de identidades y accesos
Detección y prevención del fraude
Estos procesos suelen seguir el recorrido de un usuario a lo largo del sistema:
| Las principales etapas en el recorrido digital del usuario | ||
|---|---|---|
| 1) Incorporación | 2) Autenticación y transacciones | 3) Desactivación |
| Un usuario se registra y confirma su identidad mediante la verificación de documentos y/o biometría. | Después de obtener acceso a servicios o transacciones específicos, el usuario interactúa con el sistema; por ejemplo, transfiere fondos, realiza pagos, actualiza datos, solicita un préstamo, etc. | El usuario abandona el sistema y su cuenta es desactivada. |
Este es un modelo simplificado diseñado para ofrecer una visión general. En la realidad, los usuarios interactúan con los sistemas de muchas maneras. Por ejemplo, una persona podría autenticarse usando un dispositivo distinto al que utilizó durante el registro. Podría olvidar sus credenciales y quedar bloqueado tras demasiados intentos de inicio de sesión. Lamentablemente, algunas personas podrían intentar engañar al sistema mediante suplantación de identidad o robo de identidad.
Un ciclo de vida de identidad bien gestionado ayuda a detectar errores o actividades sospechosas dentro de las cuentas registradas. Previene accesos no autorizados, filtraciones de datos y fraudes, mientras asegura el cumplimiento de regulaciones del sector, como leyes de privacidad, Know Your Customer (KYC) y normas contra el lavado de dinero (AML).
Para lograr esto, las empresas deben centrarse en cuatro áreas clave:
Incorporación segura
Gestión efectiva de la identidad
Orquestación sencilla de los flujos de trabajo
Cumplimiento regulatorio actualizado
Afortunadamente, las plataformas modernas de verificación de identidad (IDV) están diseñadas para gestionar todo este ciclo de vida. Estas soluciones todo en uno incorporan a los usuarios de forma segura, verifican y supervisan identidades en tiempo real, y orquestan los datos de identidad a lo largo del recorrido del usuario.
Principales pilares en la gestión del ciclo de vida de la identidad
Exploremos las fases clave del ciclo de vida de la identidad donde las soluciones de IDV basadas en plataforma pueden marcar la diferencia.
1. Incorporación y orquestación de los flujos de verificación de identidad
Como primera etapa del ciclo de vida de la identidad, la incorporación también es una de las más críticas. Aquí es donde las empresas integran a un nuevo usuario en su entorno digital, y deben asegurarse de que dicho usuario sea una persona real y legítima, con derecho a acceder a sus servicios.
Por eso, una incorporación efectiva siempre comienza con la verificación de identidad. En sectores regulados como la banca o la aviación, esto normalmente incluye verificaciones KYC y AML, que suelen implicar:
Recopilación de datos de identificación, como nombre, dirección, fecha de nacimiento y un documento de identidad con biometría.
Verificación de la autenticidad y validez de estos datos, generalmente mediante chequeos de documentos y comparación con selfie.
Detección de usuarios frente a bases de datos de AML o Personas Políticamente Expuestas (PEP).
Estos pasos forman la base de confianza antes de otorgar cualquier acceso y ayudan a detectar fraudes de personas que intentan suplantar a otros utilizando documentos falsos, selfies deepfake, etc.
Para automatizar el proceso y facilitarlo a los clientes en distintas ubicaciones y demografías, la orquestación de flujos de trabajo es esencial. Permite a las empresas configurar actividades de incorporación de usuarios paso a paso según la información inicial proporcionada por el usuario. Estas actividades pueden incluir, entre otras:
Tipo de documento presentado: ¿Tiene chip o es solo legible por máquina?
Ubicación del usuario: ¿Qué verificaciones están permitidas o son obligatorias? (por ejemplo, detección de vida pasiva vs. activa, verificación de edad, etc.)
Estado legal: ¿Es suficiente la prueba de identidad o se requieren documentos adicionales, como comprobante de domicilio?
Propósito de la interacción: ¿El usuario solo se registra o realiza una acción de alto riesgo, como solicitar un préstamo?
Los flujos de trabajo personalizados también pueden integrar fuentes de datos adicionales (como listas de vigilancia o bases de datos gubernamentales), dispositivos (smartphones, quioscos de autoservicio, etc.) y procedimientos (verificación manual de documentos, entrevistas en video, etc.), adaptando el recorrido a las necesidades del negocio y al contexto del usuario.
2. Monitoreo continuo y gestión de identidad
Una vez que un usuario se ha registrado correctamente, obtiene acceso a diversas actividades y transacciones según sus permisos.
A primera vista, la supervisión continua podría parecer innecesaria hasta que ocurra algo sospechoso. Sin embargo, no se debe subestimar la importancia del monitoreo constante.
En sectores regulados, las empresas aplican típicamente procedimientos de debida diligencia del cliente (CDD), que incluyen asignar a cada usuario un nivel de riesgo:
Bajo
Moderado
Alto
Según el nivel de riesgo, se aplican distintos controles. Por ejemplo, en banca, los clientes con fondos de bajo valor en jurisdicciones estándar pueden clasificarse como de bajo riesgo, mientras que quienes aparecen en listas de PEP se categorizan automáticamente como de alto riesgo. Como resultado, los usuarios de bajo riesgo pasan por controles estándar de IDV, mientras que los individuos de alto riesgo podrían también necesitar verificar la fuente de sus fondos o presentar declaraciones fiscales.
Es importante destacar que los niveles de riesgo establecidos durante la incorporación no son estáticos. Un usuario inicialmente considerado legítimo podría presentar riesgos más adelante; por ejemplo, si el monto promedio de sus transacciones aumenta significativamente o si solicita por primera vez una visa de largo plazo. Por ello, el monitoreo continuo es una política obligatoria para usuarios de todas las categorías.
Existen amenazas adicionales a considerar, como el fraude de identidad, la toma de control de cuentas o el uso indebido de cuentas legítimas para actividades ilegales, como el smurfing.
El monitoreo continuo típicamente incluye:
Revisiones periódicas de KYC.
Detección de fraude en tiempo real.
Análisis de transacciones.
Alertas por cambios en el perfil de riesgo del usuario.
Más allá de su valor en seguridad, este enfoque también respalda el cumplimiento normativo, asegurando que solo se mantenga información válida y precisa en el perfil del usuario: sin documentos obsoletos, direcciones desactualizadas o cargos laborales caducos, y realizando las verificaciones requeridas, como la comprobación de edad, cuando lo exigen nuevas regulaciones.
El monitoreo también genera un registro digital para cada usuario, incluyendo controles de identidad y registros de actividad. Estos registros pueden utilizarse para preparar informes que demuestren adherencia a las regulaciones de privacidad y anti-fraude.
3. Desincorporación y eliminación de cuentas
El ciclo de vida de la identidad concluye con la desincorporación, cuando un usuario abandona el sistema, ya sea de forma voluntaria o por incumplimiento de políticas. Por ejemplo, un empleado puede dejar una empresa, o un cliente puede cambiar a un servicio competidor. En esta etapa, su cuenta se elimina o suspende, se revocan los derechos de acceso y su identidad digital queda inactiva.
La desincorporación es tan crítica como la incorporación en términos de seguridad y cumplimiento. Una gestión deficiente del ciclo de vida de identidad y acceso en esta etapa puede generar riesgos serios. Las cuentas inactivas o “fantasma” pueden ser explotadas por actores no autorizados. Por ejemplo, un exempleado que retenga acceso a sistemas internos podría cometer espionaje corporativo. De igual manera, credenciales que no se desactivan podrían caer en manos equivocadas y provocar brechas de datos o ataques de phishing.
Esta fase también respalda el cumplimiento de las leyes de protección de datos, que a menudo exigen que la información personal sea archivada o eliminada correctamente una vez que el usuario abandona el sistema.
En algunos casos, la desincorporación puede incluir un control final para confirmar la identidad del usuario antes del cierre de la cuenta. Este paso ayuda a prevenir accesos no autorizados o la manipulación de la cuenta de otra persona, y garantiza que todos los servicios, suscripciones y accesos a datos sean completamente terminados.
Cómo las soluciones IDV basadas en plataformas apoyan todo el ciclo de vida de la identidad
A menudo, la verificación de identidad digital (IDV) se percibe solo como uno de los muchos controles que las empresas ejecutan durante las interacciones con los clientes. En la mayoría de los casos, las compañías integran IDV en su flujo de incorporación como un componente de terceros.
Este enfoque tiene sentido para muchos casos de uso. Por ejemplo, las empresas de comercio electrónico que venden productos con restricción de edad pueden necesitar únicamente confirmar la edad del comprador. De manera similar, los concesionarios de autos podrían escanear la licencia de conducir de un cliente únicamente para completar la documentación.
Sin embargo, gestionar todo el ciclo de vida de la identidad requiere un enfoque más integral. Esto es especialmente relevante para organizaciones a nivel empresarial y empresas en sectores regulados como banca, seguros, telecomunicaciones, entre otros.
A continuación, se detalla cómo las empresas pueden beneficiarse al implementar plataformas IDV a gran escala:
Controles completos de IDV durante la incorporación
Un procedimiento estándar de IDV incluye verificación de documentos y biometría. Este es un proceso de múltiples pasos que ejecuta una serie de comprobaciones de autenticidad.
Cuando un usuario escanea su identificación emitida por el gobierno, el software lee los datos tanto de la inspección visual como de las zonas legibles por máquina (MRZ), verifica los elementos de seguridad mediante un document liveness y, si está disponible, comprueba el chip electrónico.
Luego, el sistema solicita una selfie y la compara con el fotografía del documento y/o con una base de datos interna de usuarios conocidos. La prueba de vida se aplica nuevamente para prevenir ataques de presentación u otras tácticas fraudulentas.
En muchos casos, este flujo combina tecnologías de distintos proveedores de IDV, como OCR, prueba de vida, verificación de edad y comparación facial. Aunque estas herramientas pueden funcionar correctamente con una integración adecuada, a menudo generan un backend fragmentado y difícil de administrar.
Algunas empresas también ejecutan revisiones de listas de vigilancia u otras verificaciones basadas en bases de datos, como comprobaciones de número de teléfono, dirección o correo electrónico. Sin automatización, gestionar esta infraestructura de múltiples fuentes puede requerir esfuerzo manual.
Una solución IDV basada en plataforma resuelve estos desafíos con un enfoque todo-en-uno. Ofrece verificación completa de documentos y biometría, se integra con bases de datos externas, aplicaciones y otras herramientas de gestión del ciclo de vida de la identidad, y aplica puntuación de riesgo, automatizando la mayoría de las verificaciones y cruces de información. Como resultado, tanto sus clientes como su equipo interactúan con un flujo de incorporación automatizado y centralizado.
Gestión de casos y orquestación de flujos de trabajo
La personalización avanzada y la flexibilidad de funciones también son ventajas clave de las soluciones IDV basadas en plataforma. La mayoría incluye herramientas de gestión de casos que permiten a los equipos de fraude revisar y resolver incidencias en un solo lugar.
Estas plataformas permiten crear y automatizar flujos de trabajo adaptados a todas las etapas del recorrido del usuario, por ejemplo, omitiendo controles innecesarios para usuarios de bajo riesgo o aplicando controles más estrictos para grupos de alto riesgo.
Algunos proveedores, como Regula, van más allá ofreciendo flujos de trabajo preconfigurados para escenarios comunes de KYC, lo que acelera tanto la implementación como las operaciones diarias.
La plataforma también ofrece una vista unificada de los datos de identidad a lo largo del ciclo de vida, sirviendo como fuente única de información para los equipos de incorporación y seguridad. Esto representa una gran mejora respecto a los sistemas heredados, donde los datos suelen estar dispersos en múltiples sistemas.
Cumplimiento integrado
Cualquier empresa que use IDV al interactuar con clientes debe cumplir con las regulaciones relevantes, ya sea KYC, AML, GDPR, CCPA o leyes de verificación de edad. Aunque estas regulaciones provienen del mismo ámbito general, cada una exige controles y verificaciones específicas.
Las soluciones IDV basadas en plataformas que soportan la gestión del ciclo de vida de la identidad suelen incluir configuraciones de cumplimiento integradas, que facilitan a las empresas satisfacer los requisitos normativos mientras mantienen pleno control sobre los datos sensibles. También simplifican la gestión de auditorías y aseguran la protección adecuada de la información.
KYC perpetuo y monitoreo de actividad
Estas plataformas suelen incorporar capacidades de KYC continuo, que abarcan la reverificación de identidad, revisiones constantes de listas de vigilancia y análisis de fraude en tiempo real.
Al integrarse con otros sistemas empresariales—plataformas CRM, herramientas de monitoreo de transacciones y bases de datos de RR. HH.—, la plataforma IDV puede rastrear cambios y señalar indicadores de riesgo, como transacciones de alto riesgo o coincidencias en listas de sanciones. También puede activar acciones predefinidas, como solicitar documentos adicionales o congelar temporalmente una cuenta.
Con esta configuración, las empresas cuentan con un sistema centralizado que refleja continuamente el estado actual de identidad y el nivel de riesgo de cada usuario, manteniendo los datos precisos, oportunos y accionables.
Una solución todo-en-uno y automatizada para la gestión del ciclo de vida de la identidad
Las soluciones IDV basadas en plataforma proporcionan un entorno totalmente controlado para los equipos de IAM y seguridad. En este entorno, cada cliente tiene su propio perfil, que puede verificarse de manera automática o manual. Estos perfiles almacenan no solo los datos personales recopilados durante la incorporación, sino también registros de actividad, como intentos de autenticación y transacciones dentro del sistema.
Esta configuración simplifica el monitoreo continuo y todo el proceso de gestión del ciclo de vida de la identidad, facilitando la actualización rápida de políticas de seguridad para todos los usuarios o grupos seleccionados. Además, elimina la necesidad de navegar por interfaces fragmentadas, ya que todas las alertas, flujos de trabajo y sistemas están centralizados en un solo lugar.
Orquestre identidades desde la primera interacción hasta la confianza continua con Regula
Adoptar una plataforma de gestión del ciclo de vida de la identidad puede sentirse como un gran hito. Pero, en el entorno actual de fraude sofisticado, identidades sintéticas, deepfakes y estrictos requisitos de cumplimiento, también es un paso necesario y estratégico.
La Plataforma IDV de Regula le ayuda a mejorar la seguridad, mantenerse conforme a la normativa y optimizar las operaciones mediante:
Verificación completa de identidad usando controles de documentos y biometría en un flujo único y continuo.
Controles basados en bases de datos, incluyendo revisión de AML y PEP, y validación contra bases de datos globales confiables.
Gestión y análisis de datos de usuarios para monitoreo continuo.
Verificación instantánea de edad para proteger a menores y asegurar el cumplimiento normativo.
Flujos de trabajo personalizables adaptados a la lógica de su negocio.
Integración fluida con su infraestructura tecnológica existente mediante conectores flexibles.
Solución lista para usar con configuración rápida, disponible para implementación on-premise o en la nube.
