Verificación de identidad digital ayuda a sostenibilidad: ¿Verdad o mito?

Una firma electrónica cualificada (QES) es el tipo de firma electrónica con mayor nivel de garantía según el Reglamento eIDAS de la UE. En términos prácticos, es una firma digital creada mediante una clave de firma protegida, es decir, un dispositivo o servicio cualificado de creación de firmas, y respaldada por un certificado digital cualificado emitido por un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP).

Dado que el certificado vincula la clave de firma con una persona verificada, una QES requiere una comprobación estructurada de identidad en algún momento. Si el firmante ya dispone de un certificado cualificado válido, esa comprobación puede haberse realizado anteriormente y el flujo de firma implica reutilizar ese resultado previo en lugar de repetirlo. La ventaja es que, según eIDAS, una firma electrónica cualificada tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita en toda la UE.

Para comprender su importancia en el contexto de la sostenibilidad, veamos un ejemplo concreto:

1. 1. El cliente completa la verificación de identidad en línea, que incluye la captura del documento de identidad, las comprobaciones de autenticidad del documento y la captura biométrica en vivo con su correspondiente comparación.

   2. El sistema realiza la comprobación de identidad con un nivel de fiabilidad definido y el resultado se utiliza para establecer o confirmar la identidad del firmante para la emisión del certificado.

   3. Un QTSP emite un certificado digital cualificado, o confirma uno existente, de acuerdo con el Reglamento eIDAS.

   4. El cliente firma, generando un registro con validez jurídica y un efecto legal definido en el contexto de la UE.

   5. Con el tiempo, la organización puede volver a validar la firma durante auditorías, disputas o comprobaciones de retención.

En una configuración bien gestionada, este tipo de flujo puede respaldar los principios del desarrollo sostenible porque puede reducir la gestión física:

• Menos visitas a sucursales para realizar comprobaciones y firmar.
• Menos envíos y correo postal de paquetes de documentos en papel o documentación de respaldo.
• Menos archivo físico y menos ciclos de “imprimir de nuevo, firmar de nuevo”.

Sin embargo, existen algunas salvedades. El mismo flujo puede aportar poco valor en términos de sostenibilidad si:

• Los usuarios deben volver a intentarlo repetidamente debido a una mala experiencia de captura o a frecuentes escalaciones manuales.
• Se conservan por defecto videos, imágenes sin procesar y evidencias duplicadas de forma indefinida.
• Todo el sistema se ejecuta en una infraestructura de alojamiento ineficiente y el consumo energético se trata como si no fuera un problema.

Para llegar a mejores conclusiones, analicemos cada lado de la cuestión con mayor detalle.

Cuando los sistemas de verificación de identidad digital reducen la huella, los ahorros suelen provenir de eliminar la gestión física que nadie necesita. Estos beneficios no están garantizados, pero son muy comunes en implementaciones reales.

Los flujos de trabajo en papel rara vez significan “solo papel”, ya que suelen implicar impresión, escaneo, almacenamiento fuera de las instalaciones y transporte. Además, a veces basta con que falte una página, se utilice una versión incorrecta o una firma esté en el lugar equivocado para tener que reiniciar todo el proceso.

Y la escala de los flujos en papel no es insignificante: las estadísticas de residuos de envases de Eurostat revelan que la UE generó 79,7 millones de toneladas de residuos de envases en 2023, y el papel y el cartón representaron 32,3 millones de toneladas, es decir, el 40,4 %.

Afortunadamente, la QES y la verificación de identidad digital pueden reducir estos residuos de papel bajo determinadas condiciones. Sin embargo, solo generarán beneficios de sostenibilidad cuando sustituyan por completo los flujos de trabajo basados en papel, en lugar de limitarse a reemplazarlos por una imagen escaneada de una firma manuscrita.

El acto criptográfico de firmar es mínimo en comparación con todo lo que lo rodea. En muchos escenarios de incorporación, la parte más pesada es el desplazamiento de las personas: un cliente que visita una sucursal, empleados que comprueban copias, mensajeros que transportan tokens y equipos administrativos que intentan obtener información faltante.

Si un proceso puede realizar la comprobación de identidad de forma remota con una baja tasa de excepciones, puede ayudar a evitar numerosos desplazamientos y transferencias físicas que aumentan el consumo de combustible y el tiempo empleado. Esa es una de las razones por las que, por ejemplo, los equipos de servicios financieros suelen valorar las firmas digitales de alta garantía para contratos de préstamos, acuerdos de inversión y cambios en cuentas.

Cabe mencionar que una implementación de QES que dependa de tokens individuales para cada usuario puede generar su propia logística: fabricación, envío, sustitución, devoluciones y restablecimientos por parte del servicio de asistencia. Un modelo remoto puede seguir reduciendo los ciclos de dispositivos físicos si la parte alojada está bien gestionada.

Por ejemplo, el Reglamento de Ejecución (UE) 2025/1567 de la Comisión establece normas para la gestión de dispositivos remotos cualificados de creación de firmas y sellos como servicios de confianza cualificados. En la práctica, esta estandarización puede facilitar la gestión coherente de la firma cualificada remota, lo que puede reducir el envío de tokens y los procedimientos alternativos en papel en algunos programas, dependiendo del modelo operativo.

Incluso los sistemas sólidos tienen costos digitales, incluidos la electricidad y la refrigeración de los servidores, el tráfico de red, la capacidad de cómputo necesaria para la verificación y las comprobaciones de fraude, así como el almacenamiento de registros y evidencias de auditoría. Y estos costos pueden crecer rápidamente cuando los equipos tratan el almacenamiento y los reintentos como aspectos de importancia secundaria.

La proyección de la AIE mencionada anteriormente sobre la demanda de electricidad de los centros de datos es una señal importante para cualquier servicio de verificación de identidad digital. Si los costos asociados al papel se sustituyen por una infraestructura alojada, la calidad de esa infraestructura importa. La refrigeración, el suministro eléctrico y la utilización del hardware pueden dominar la huella a gran escala y llegar a superar cualquier beneficio potencial.

Las Directrices de Adquisición Sostenible para Centros de Datos y Servidores de 2025 del PNUMA orientan a los equipos hacia criterios medibles como la eficiencia en el uso de energía (PUE) y la eficiencia en el uso de agua (WUE). La UE también trata la sostenibilidad de los centros de datos como un aspecto que debe medirse mediante indicadores: un informe técnico de 2025 que respalda el sistema de reporte de la Directiva de Eficiencia Energética evalúa el rendimiento energético y la sostenibilidad de los centros de datos utilizando datos e indicadores clave de rendimiento reportados.

Por lo tanto, “papel ahorrado” no significa automáticamente “impacto reducido”: las decisiones sobre el alojamiento importan y, en 2025, las empresas cuentan con más orientación para seleccionar mejor a sus proveedores e infraestructura.

Los flujos de trabajo digitales pueden generar más documentos que los procesos en papel, porque crear un archivo puede parecer barato. Lo mismo ocurre con las evidencias: los equipos conservan videos sin procesar e imágenes de alta resolución porque el almacenamiento parece barato, y luego las copias de seguridad multiplican esos datos.

En algunos casos, conservar las evidencias sin procesar es razonable para investigaciones de fraude o durante un periodo de posibles disputas. El desperdicio comienza cuando la retención indefinida se convierte en la opción predeterminada.

Aquí es donde la verificación de identidad puede alejarse de los principios del desarrollo sostenible, ya que datos de identidad e información personal innecesarios pueden permanecer almacenados durante años, aumentando el riesgo y los costos a largo plazo.

A grandes rasgos, la cuestión de la sostenibilidad se reduce a los reintentos y la retención.

Reducir los reintentos disminuye el cómputo desperdiciado y el tiempo del personal. Una retención más estricta reduce la carga de almacenamiento y copias de seguridad, y también disminuye el riesgo para la privacidad asociado con los datos de identidad.

Si la verificación de identidades falla con frecuencia, el proceso se repite. Esto genera más sesiones de captura, más interacciones con el servicio de asistencia, más revisiones humanas y, en algunos casos, un regreso al papel.

En la verificación de identidad digital, la “calidad” suele significar una buena ingeniería práctica: orientación durante la captura para obtener imágenes legibles de los documentos de identidad, comprobaciones tempranas que detecten errores comunes de captura y mecanismos alternativos que eviten reiniciar todo el proceso cuando falla un único campo. La tasa de reintentos es el multiplicador oculto de la huella.

Los equipos suelen almacenar contenido multimedia sin procesar “por si acaso”, algo que resulta cada vez más difícil de justificar una vez finalizado el periodo de posibles disputas.

Una regla práctica que suele ser útil es almacenar registros de decisiones y pruebas criptográficas siempre que sea posible, y conservar contenido multimedia sin procesar únicamente cuando las políticas o las disputas realmente lo requieran. Esto reduce el almacenamiento a largo plazo de información personal y datos de identidad, lo que respalda los principios del desarrollo sostenible.

La verificación de identidad digital puede contribuir a la sostenibilidad, pero no está garantizado.

La parte verdadera suele manifestarse cuando el proceso sustituye realmente la impresión, los envíos y los pasos presenciales, y cuando la comprobación de identidad es lo suficientemente sólida como para que el flujo no termine generando reintentos y recuperaciones manuales.

La parte del mito aparece cuando las empresas dejan de utilizar papel, pero siguen conservando cada borrador, almacenan contenido multimedia sin procesar indefinidamente y ejecutan todo el sistema en una infraestructura de alojamiento ineficiente mientras ignoran las métricas de energía y agua.

Para aumentar el impacto positivo sobre la sostenibilidad, puede realizar un seguimiento de un pequeño conjunto de métricas operativas:

Estas métricas no son perfectas, pero se relacionan directamente con el desperdicio operativo. También se alinean con los principios del desarrollo sostenible al vincular el impacto con aspectos que pueden medirse y corregirse.

Si quiere que su verificación de identidad digital genere beneficios de sostenibilidad, la parte difícil no consiste en ejecutar una sola comprobación. Consiste en ejecutar el mismo flujo miles de veces con poca fricción, bajas tasas de reintento y una gestión disciplinada de la información personal y los datos de identidad. Ahí es donde una plataforma integral y sólida de gestión del ciclo de vida de la identidad puede marcar una gran diferencia.

Por ejemplo, una solución como plataforma de verificación de identidad de Regula está diseñada para ejecutar flujos de trabajo y escenarios personalizables, que incluyen verificación biométrica y de documentos, comprobaciones automatizadas de AML/PEP y gestión estructurada de los datos de los usuarios.

En un proceso relacionado con QES, Plataforma de identidad de Regula suele intervenir antes de la etapa del servicio de confianza: realiza una comprobación de autenticación completa y genera un resultado estructurado que una parte que confía en el proceso o un QTSP puede utilizar al emitir un certificado digital para firmas electrónicas cualificadas.

En función de esto, puede esperar:

• Menos reintentos en la verificación de identidad digital.
• Menos recopilación duplicada de evidencias.
• Un ciclo de vida de los datos más disciplinado.
• Menos alternativas basadas en papel “por comodidad”.

¿Tiene alguna otra pregunta? Póngase en contacto con el equipo de Regula ahora: estamos aquí para ayudarle.