Imagine que una empresa está expandiendo su equipo remoto, y de repente descubre que uno de sus nuevos empleados usó una identidad robada para acceder a sistemas sensibles. Aunque pueda sonar como un argumento de una película, este es un riesgo tangible.
Un usuario de Reddit compartió que la empresa para la que trabaja experimentó dos casos de solicitantes fraudulentos. Al primero lo detectaron antes de enviar el portátil de trabajo, al segundo – solo cuando la persona a la que habían enviado el formulario W-4 respondió diciendo que nunca había trabajado con ellos.
Estos casos no son aislados. Con la expansión del trabajo remoto y el auge del estilo de vida nómada digital, las organizaciones se enfrentan a los riesgos crecientes del fraude de identidad, los trabajadores no autorizados y el incumplimiento normativo.
En este artículo exploraremos cómo puede proteger la verificación de identidad a su organización contra el fraude, la suplantación de identidad y otros riesgos relacionados con la contratación, y también ofreceremos una guía para elegir la solución de verificación de identidad más adecuada a sus necesidades.
¿Por qué las empresas verifican la identidad de sus empleados?
Dado que los procesos de contratación son cada vez más digitales, las empresas se enfrentan a nuevos retos a la hora de generar confianza con candidatos a los que quizá nunca conozcan en persona. La verificación de identidad ayuda a las organizaciones a reducir la incertidumbre y a tomar decisiones de contratación con mayor seguridad.
Evite contratar a impostores para el trabajo remoto
La contratación remota ha facilitado a las empresas el acceso a talento internacional, pero también ha aumentado el riesgo de fraude de identidad y suplantación de identidad. Al no haber interacciones presenciales, los delincuentes pueden intentar utilizar identidades falsas o robadas para conseguir un empleo y acceder a los recursos de la empresa.
En sectores que manejan datos sensibles, como el sector financiero o de salud, verificar la identidad de un trabajador remoto es especialmente importante para prevenir el fraude y evitar incidentes de seguridad costosos.
Además, las empresas suelen enviar ordenadores portátiles y otros equipos a empleados que trabajan remotamente. Sin una verificación de identidad adecuada, las organizaciones corren el riesgo de enviar activos valiosos a personas fraudulentas, con pocas posibilidades de recuperarlos. Una verificación de identidad remota eficaz contribuye a garantizar la protección tanto de los sistemas de la empresa como de sus activos físicos.
Evite contratar a trabajadores no autorizados
En muchos países, la ley exige a los empleadores comprobar que un empleado está legalmente autorizado para trabajar. En Estados Unidos, el proceso I-9 compara los documentos de identidad de una persona con su Número de Seguro Social (SSN) para confirmar su autorización laboral. Herramientas como E-Verify ayudan a las empresas a agilizar este proceso. De manera similar, en el Reino Unido, los empleadores deben informar sobre sus empleados para fines fiscales utilizando el número de Seguro Nacional. Cualquier discrepancia en estos números podría ser señal de un problema.
Sin embargo, algunos inmigrantes ilegales utilizan el SSN de otra persona para conseguir empleo. En ciertos casos, varias personas pueden compartir un nombre y un SSN, lo que complica aún más la verificación y dificulta detectar el fraude.
Evite la contratación ilegal de menores de edad
En un caso real que involucró a proveedores de Hyundai en Alabama, un joven de 16 años utilizó documentos falsos para trabajar ilegalmente desde los 14 años. Las agencias de contratación involucradas recibieron sanciones por violar las leyes de trabajo infantil y no verificar la edad del menor. Hyundai, por su parte, anunció que vendería su participación mayoritaria en el fabricante de autopartes donde se detectó el empleo de menores, lo que evidenció el enorme impacto que puede tener una verificación de identidad débil en los negocios.
Prevenga filtraciones de datos confidenciales
Empleados no autorizados que utilizan identidades falsas podrían acceder a información confidencial de la empresa, lo que representa un riesgo considerable para la organización. Al verificar la identidad de cada nuevo empleado, las empresas garantizan que solo personas de confianza tengan acceso a los sistemas y datos sensibles. Además, el monitoreo de amenazas internas permite detectar y mitigar este riesgo al rastrear la actividad y el comportamiento de los empleados en busca de señales de intención maliciosa.
Reciba publicaciones como esta en su bandeja de entrada con el resumen quincenal del blog de Regula
¿Si necesita su organización la verificación de la identidad de empleados?
No todas las empresas necesitan un sistema de verificación de identidad de nivel empresarial, pero muchas organizaciones subestiman su vulnerabilidad ante el fraude en la contratación.
Por lo general, conviene considerar la verificación de la identidad de los empleados si usted:
-
Contrata remotamente o a nivel internacional;
-
Otorga a los empleados acceso a sistemas confidenciales;
-
Maneja datos de clientes, financieros, sanitarios o administrativos;
-
Envía ordenadores portátiles, teléfonos u otros equipos a los nuevos empleados;
-
Opera en un sector regulado con requisitos de cumplimiento normativo;
-
Gestiona un gran número de empleados.
Aunque el fraude en la contratación no sea actualmente un motivo de gran preocupación, la implantación de la verificación de identidad puede ayudar a las organizaciones a reforzar los procesos de incorporación y a reducir los riesgos antes de que se conviertan en problemas costosos.
¿Cómo verifican las organizaciones la identidad de sus empleados?
Las organizaciones pueden implementar la verificación de la identidad de los empleados a distintos niveles, en función de su perfil de riesgo y de los requisitos de cumplimiento normativo.
Muchos países proporcionan servicios públicos para validar la elegibilidad de empleados, los números de identificación de contribuyentes y otros datos de empleados. Entre ejemplos se incluyen E-Verify en Estados Unidos, los controles de Right to Work en el Reino Unido, el marco de Employment Pass (EP) en Singapur, etc. Sin embargo, dado que estos servicios varían considerablemente de una jurisdicción a otra, quedan fuera del alcance de este artículo.
En su lugar, analizaremos las tecnologías de verificación de identidad que las organizaciones pueden implementar sin importar su localización geográfica.
| 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|
| Verificación de documentos de identidad | Autenticación de documentos de identidad | Verificación de datos biométricos |
| Extracción automatizada de datos y comprobaciones lógicas del documento (fechas de vencimiento y presencia de todos los campos obligatorios para este documento de identidad concreto) | Extracción de datos + evaluación de la autenticidad del documento para detectar falsificaciones o documentos alterados | Sistema verifica que la persona esté físicamente presente y coincida con el retrato del documento de identidad |
Las tres fases de verificación se aplican tanto en los procesos de incorporación remota como de incorporación híbrida.
Incorporación remota
La incorporación remota se aplica cuando una empresa contrata o aprueba a un trabajador sin realizar una comprobación presencial de la documentación; por ejemplo, un conductor, un mensajero, un contratista o un empleado a distancia que envía la documentación a través de una aplicación o un portal web.
El objetivo es garantizar que el solicitante utilice su propio documento válido, y no un documento de identidad prestado, una imagen de un documento falso, un vídeo reproducido o un deepfake. La verificación automatizada comprueba el documento, compara el rostro del solicitante con el retrato que figura en el documento y confirma que tanto la persona como el documento se encuentran físicamente presentes durante la sesión.
La incorporación híbrida (puede incluir una visita a la oficina)
Además de la verificación de documentos y de datos biométricos, los escenarios de incorporación híbrida suelen incorporar lectores de documentos. Estos dispositivos permiten autenticar los documentos comprobando sus elementos de seguridad y cotejándolos con una base de datos que contiene más de 16,500 plantillas de documentos de 254 países y territorios.
Cómo elegir un flujo de verificación de identidad de los empleados
La configuración adecuada de la verificación de la identidad de los empleados depende principalmente de dos factores: el nivel de riesgo asociado al puesto y la naturaleza del proceso de contratación. Un proceso de contratación de bajo volumen y presencial en la oficina no requiere el mismo nivel de fiabilidad de identidad que la incorporación de contratantes remota, la incorporación de conductores o la contratación para puestos con acceso a datos financieros, sanitarios o de clientes.
Adapte el nivel de verificación al riesgo asociado al puesto laboral
Un enfoque basado en el riesgo simplifica la contratación de candidatos de bajo riesgo, al tiempo que introduce controles más rigurosos en los casos en que el fraude podría causar un mayor perjuicio.
| Escenario de contratación | Verificación de identidad recomendada |
|---|---|
| Puesto de trabajo de bajo riesgo | Verificación de documentos de identidad |
| Empleado remoto que recibe equipo de la empresa | Autenticación de documentos de identidad + verificación de datos biométricos |
| Empleado con acceso a sistemas sensibles | Autenticación de documentos de identidad + verificación de datos biométricos |
| Puesto regulado en el sector financiero, sanitario o de la aviación | Autenticación de documentos de identidad + verificación de datos biométricos |
| Trabajador de servicios por encargo, conductor, mensajero o contratista | Autenticación de documentos de identidad durante incorporación + verificación de datos biométricos recurrente |
El objetivo no consiste en que todos los solicitantes superen el proceso más estricto posible. El objetivo es aplicar un nivel de fiabilidad adecuado al riesgo que conlleva.
Separe la verificación de la identidad del resto de comprobaciones de contratación
La verificación de la identidad de los empleados no es lo mismo que una comprobación de antecedentes ni que una comprobación del derecho a trabajar.
Una comprobación de antecedentes analiza el historial de una persona. Una comprobación del derecho a trabajar confirma si una persona está legalmente autorizada para trabajar en un país concreto. La verificación de identidad confirma que el solicitante es el titular legítimo de la identidad que presenta.
En el caso de la contratación remota, esta distinción es importante. Una comprobación de antecedentes puede dar resultado positivo si la identidad robada pertenece a una persona real con antecedentes limpios. Eso no demuestra que el solicitante sea esa persona.
Compruebe qué es lo que la solución puede verificar realmente
Antes de elegir un proveedor, no se limite a la captura de documentos de identidad. Para la verificación de la identidad de los empleados, el sistema debería ser capaz de:
-
verificar que el documento de identidad es auténtico y válido;
-
extraer datos de identidad con precisión de diferentes tipos de documentos;
-
detectar si el documento presentado es físico y no solo una imagen en pantalla o un archivo editado;
-
comparar el rostro del solicitante con la fotografía del documento de identidad;
-
detectar ataques de presentación, deepfakes e intentos de inyección cuando se utilicen comprobaciones biométricas;
-
ser compatible con los países, idiomas y tipos de documentos que utiliza realmente su plantilla;
-
proporcionar registros de auditoría para la gestión de excepciones y la revisión del cumplimiento normativo.
Esto resulta especialmente importante en el caso de la contratación remota e internacional, en la que los equipos de RR. HH. pueden encontrarse con documentos desconocidos y no pueden recurrir a una comprobación presencial.
Las soluciones de verificación de identidad de Regula automatizan todas estas comprobaciones. Y si su proceso de contratación implica varios pasos de verificación, estas capacidades también pueden coordinarse dentro de la plataforma Regula IDV, lo que permite a las organizaciones gestionar a los usuarios a lo largo de su ciclo de vida, crear un único flujo de trabajo que combine la verificación de documentos, la verificación biométrica, la autorización y la reverificación, de acuerdo con la lógica empresarial, así como la integración con un sistema de RR. HH., una plataforma de gestión de personal, una aplicación para conductores, un flujo de gestión de accesos o un portal interno para empleados.
En resumen
Si su organización contrata remotamente, proporciona acceso a sistemas o datos sensibles o envía equipamiento a los nuevos empleados, la verificación de identidad debería ser un paso habitual en su proceso de incorporación. La solución adecuada puede ayudarle a crear un proceso de contratación más seguro, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo y reduce los riesgos.
¿No está seguro de cuál enfoque es más adecuado para su organización? Nuestro equipo puede ayudarle a evaluar sus requisitos e identificar la solución de verificación de identidad de los empleados que mejor se adapte a sus necesidades de seguridad, cumplimiento normativo y operativas. Póngase en contacto con nosotros para analizar su caso concreto.
.webp)
.webp)
