Conclusiones clave:
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La verificación manual de documentos implica que una persona inspeccione visualmente el documento. Puede funcionar para comprobaciones sencillas y de bajo volumen, pero es más lenta y menos consistente.
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La verificación automatizada de documentos utiliza software y, en algunos casos, hardware para capturar documentos, extraer datos, verificar las características de seguridad, validar formatos y detectar indicios de fraude.
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La automatización no siempre elimina la intervención humana del proceso. Los documentos cuestionables, dañados, inusuales o de alto riesgo pueden seguir remitiéndose a expertos para su revisión.
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Cuanto mayores sean el riesgo, el volumen y la presión sobre la experiencia de usuario, más justificada será la automatización.
La verificación de documentos puede realizarse de forma manual, mediante empleados cualificados que comprueban los documentos de identidad, o de forma automática, utilizando software y dispositivos especializados para leer, validar y autenticar los documentos.
Este artículo explica en qué se diferencian la verificación manual y la automatizada de documentos, cómo funcionan las comprobaciones automatizadas, en qué casos resultan más útiles y cuándo es necesario que la revisión humana siga formando parte del proceso.
¿Qué es la verificación de documentos?
La verificación de documentos es el proceso de comprobar la validez y la autenticidad de pasaportes, licencias de conducir, tarjetas de identidad y otros documentos de identidad. Implica examinar el documento para asegurarse de que no sea falso, no haya sido alterado, no esté obsoleto o vencido.
El nivel de detalle del proceso depende de la situación específica en la que se requiere. Hay tres etapas de este proceso en términos de la profundidad de la verificación:
| Nivel de comprobación | Qué verifica | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1. Comprobación visual | Nombre, foto, número de documento, fechas de emisión y vencimiento, y la presencia de una MRZ, un código de barras, hologramas u otros elementos de seguridad | Por lo general, forma parte de un proceso formal, por ejemplo, cuando un agente de seguros ingresa los datos para una póliza, o cuando un administrador de un casino le pide a un visitante que parece joven que muestre su tarjeta de identidad. |
| 2. Comprobación de posibles alteraciones en el documento | Si los datos son coherentes en VIZ, MRZ, código de barras o chip RFID | Este tipo de comprobación puede ser parte de un proceso de incorporación de clientes remota o in situ, por ejemplo, cuando una persona solicita un préstamo en un banco. |
| 3. Comprobación de la autenticidad de documento | Si el documento es genuino y fue emitido por el organismo autorizado | El sistema contrasta el documento con una plantilla conocida, incluyendo la estructura, el formato y los elementos de seguridad esperados. En caso de dudas, el documento puede ser examinado por expertos forenses utilizando hardware y software específicos, así como diferentes fuentes de luz. |
En los dos últimos escenarios, se investigan características específicas como sellos, marcas de agua, elementos de impresión lenticular, tipografías y otros elementos de seguridad mediante el uso de dispositivos de hardware y software especializado.
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¿Qué industrias necesitan la verificación de documentos?
En primer lugar, la verificación de documentos es obligatoria para instituciones gubernamentales, incluidos los servicios de control fronterizo, los departamentos de inmigración, las agencias de desempleo y otras organizaciones sociales responsables de pagar beneficios y subsidios. El objetivo es asegurar que solo las personas autorizadas obtengan acceso a sus servicios, instalaciones o territorios.
En segundo lugar, la verificación de documentos es un requisito previo para industrias vinculadas a exigencias de cumplimiento de KYC. Entre ellas se incluyen:
- Banca, fintech y cualquier otra organización financiera
- Empresas de telecomunicaciones
- Viajes y hospitalidad
- Negocios de iGaming y juegos de azar
- Aseguradoras
- Empresas de vehículos compartidos
- Plataformas de e-Learning, etc.
Por último, pero no menos importante, la verificación de documentos es esencial para organizaciones que manejan información personal identificable sensible. Un buen ejemplo son las instituciones de salud.
Verificación de documentos manual vs. automatizada: ¿cuál necesita usted?
La verificación manual puede ser suficiente cuando las comprobaciones de documentos son poco frecuentes y de bajo riesgo. La verificación automatizada de documentos resulta más adecuada cuando la rapidez, el volumen, la detección de fraudes y la auditabilidad son factores importantes.
En el primer escenario, es tarea de un empleado asegurarse de que el documento de identidad sea legítimo. Esto puede resultar eficaz en situaciones a pequeña escala, como un control en el mostrador de recepción de un proveedor de servicios local o una comprobación de la edad en una tienda pequeña.
La verificación automatizada de documentos utiliza software y, en algunos casos, hardware diseñado específicamente para realizar la mayor parte del proceso de verificación. El sistema puede capturar el documento, evaluar la calidad de la imagen, identificar el tipo de documento, extraer datos, comprobar los formatos y los elementos de seguridad, y señalar los casos sospechosos para su revisión.
Tenga en cuenta que la automatización en este caso no elimina a una persona del proceso, pero hace la mayor parte del trabajo pesado. Por ejemplo, un software de verificación de identidad integrado en la aplicación móvil de un banco verifica el ID de un cliente en segundos. Sin embargo, cuando una o más comprobaciones fallan, el software puede notificar a un gerente, quien puede realizar una verificación manual adicional de la imagen del documento.
Este gráfico muestra la necesidad de verificación automatizada de documentos considerando la UX y el costo del error humano.
Por ejemplo, el control de pasaportes no puede basarse únicamente en la inspección visual cuando hay que procesar rápidamente a miles de viajeros y el coste de pasar por alto un documento falso es elevado. Por eso, la verificación automatizada de documentos es una práctica común en los puestos de control fronterizo terrestres y aéreos. El personal cuenta con dispositivos especializados como lectores de pasaportes para comprobaciones instantáneas, y comparadores espectrales de video para un examen más detallado por expertos forenses.
Las aerolíneas y los transportistas también necesitan la automatización para reducir las colas, evitar la introducción manual de datos y mantener la fluidez de los procesos relacionados con los pasajeros.
En el sector bancario y el de las tecnologías financieras, las entrevistas por vídeo o la revisión manual de documentos pueden ralentizar el proceso de incorporación y aumentar los costes de cumplimiento normativo. Las comprobaciones automatizadas ayudan a verificar los documentos más rápidamente, al tiempo que remiten los casos de riesgo o los que no superan la comprobación a un revisor humano.
Los bienes y servicios con restricción de edad son otra área donde la verificación de documentos es imprescindible. Si bien las comprobaciones manuales pueden ser habituales en tiendas pequeñas, los grandes minoristas de alcohol y tabaco pueden considerar la automatización de la verificación de edad como una alternativa. El beneficio potencial dependerá del volumen de ventas y del ROI esperado.
Los costes ocultos de las comprobaciones manuales
La verificación manual de documentos puede parecer una alternativa más asequible para algunas empresas. Sin embargo, los costes laborales de los empleados, incluso si son especialistas subcontratados, por lo general siempre terminan siendo más altos que el costo de las licencias para operar la verificación automatizada.
Existen riesgos adicionales asociados con los esquemas de falsificación de documentos más sofisticados que ahora usan los defraudadores. Los especialistas con experiencia aún pueden detectar discrepancias en documentos físicos mediante comprobaciones manuales, pero incluso los expertos usan dispositivos especializados para esos fines; las máquinas pueden detectar los detalles más mínimos del documento, que están fuera del alcance de la visión humana.
Los flujos remotos elevan aún más el listón, ya que los revisores trabajan con imágenes o escaneos en lugar de con documentos físicos.
¿Cómo funciona la verificación automatizada de documentos?
La verificación de documentos mediante herramientas de automatización incluye cuatro pasos principales:
Pasos clave del proceso automatizado de verificación de documentos.
Veamos cada uno:
Paso 1. Captura del documento
En esta etapa, un dispositivo o una aplicación de software debe reconocer el documento enviado y evaluar su calidad en términos de claridad del texto y la imagen, tamaño y forma.
Este paso también influye en la UX general desde el inicio. La solución debe guiar al usuario durante el proceso de captura de la imagen para obtener la mejor toma. Cuanto mejor sea la imagen, más precisos serán los resultados de la verificación.
Al elegir una solución, revise a cuántos usuarios se les pide volver a tomar una imagen. Cuanto mayor sea el número, peor es la UX.
Paso 2. Evaluación del documento
Durante este paso, la solución accede a la base de datos de plantillas de documentos para la validación de datos. Cuanto más grande sea, más amplios serán los posibles casos de uso, y más tipos de documentos y países podrá leer y verificar.
Las herramientas de verificación de documentos evalúan la presencia de elementos de seguridad como MRZ, código de barras y chip RFID. También pueden identificar automáticamente el tipo de documento enviado, por ejemplo, un pasaporte suizo o una licencia de conducir de Utah.
Regula Document Reader SDK se basa en la amplia base de datos de plantillas de documentos de Regula, la más grande del mundo, recopilada y actualizada regularmente por los expertos de la empresa. No solo está compuesta por licencias de conducir y pasaportes: la solución verifica muchos otros tipos de documentos de identidad, ya que, por ejemplo, usted también puede necesitar verificar tarjetas de identidad, tarjetas de votante o permisos de trabajo.
Paso 3. Extracción de datos
Una vez que el software obtiene los datos, es momento de leerlos y validarlos de forma cruzada. Mediante tecnología OCR, la solución extrae y lee los datos de la zona de inspección visual (VIZ), la MRZ, el código de barras y el chip electrónico. Es importante considerar cuántos idiomas admite una herramienta, especialmente si necesita procesar documentos de identidad emitidos en países con alfabetos no latinos.
Paso 4. Verificación del documento
Una vez que se extraen los datos de los distintos elementos, también deben compararse con las fuentes para garantizar la consistencia. Regula, por ejemplo, realiza análisis del formato del número de documento, comprobaciones de validez y corrección de las fechas, validación de texto estático, detección de campos en blanco obsoletos, comprobaciones de formato de código de barras y MRZ y verificación NFC del chip RFID integrado desde el servidor. También comprueba la presencia o ausencia de datos en los campos obligatorios de la página de datos.
En un escenario con hardware, la autenticación puede realizarse adicionalmente en distintos modos de iluminación: IR, UV, luz coaxial, etc.
Tenga en cuenta que distintos proveedores incorporan un conjunto variable de comprobaciones en el flujo de verificación de documentos. Como cliente, le conviene aclarar qué parámetros se verifican en cada caso.
Las comprobaciones biométricas pueden ser una parte opcional del proceso de verificación. Por lo general, un cliente necesita tomarse una selfie a través de una app móvil para confirmar que la imagen en vivo y la foto del documento corresponden a la misma persona. Cuando se incluye una comprobación biométrica en el proceso, la verificación de documentos se convierte en una verificación de identidad completa.
¿Puede confiar en la verificación automatizada de documentos?
En resumen, sí, puede. Hay al menos cuatro razones:
1. Reducir el error humano a cero
El proceso de verificación manual puede involucrar personal, como administradores de casinos, que no son expertos forenses. Como resultado, la calidad de las comprobaciones puede verse afectada por la falta de conocimiento sobre qué hacer y cómo hacerlo.
Las soluciones automatizadas pueden cubrir ese vacío. Analizan cada detalle mínimo y detectan la más leve discrepancia, como un elemento reubicado o redimensionado. Por ejemplo, Regula Document Reader SDK puede identificar un tamaño y una ubicación inadecuados de la tipografía en un pasaporte, una licencia de conducir u otro documento de identidad.
2. Proceso de verificación probado
El proceso detrás de la verificación automatizada de documentos consiste en una secuencia precisa de acciones respaldada por buenas prácticas en seguridad de la información. Se basa en guías que describen cada paso del proceso, incluido, por ejemplo, el formato de registro (la manera en que los datos de lectura mecánica deben estructurarse, codificarse y almacenarse).
Hay dos estándares principales: la guía técnica BSI TR-03135 de la Oficina Federal Alemana de Seguridad de la Información (BSI) y el ICAO Doc 9303 sobre documentos de viaje de lectura mecánica.
Ambas guías se usan ampliamente en distintas industrias, incluidas las no reguladas, como base de los procedimientos de verificación de documentos. El cumplimiento de estos estándares también es obligatorio para los proveedores de soluciones de verificación de identidad (IDV).
3. Base de conocimiento amplia
Las soluciones de hardware y software recurren a extensas bases de datos de plantillas de documentos como fuente de datos y “saben” más sobre documentos de identidad, incluidos los extranjeros, que sus empleados.
Un empleado bancario común difícilmente puede imaginar cómo debería verse una tarjeta de identidad albanesa o una licencia de conducir uruguaya. Pero un software avanzado como Regula Document Reader SDK sí lo sabe. Gracias a la base de datos, que incluye más de 17 000 plantillas de documentos, la solución puede verificar tarjetas de identidad y pasaportes de 254 países y territorios.
4. Análisis en profundidad y detección de fraude
La verificación automatizada de documentos por lo general incluye más pasos que una comprobación manual. Usar dispositivos especializados y software le permite realizar un análisis más profundo de los datos capturados, como la lectura de la MRZ y la comprobación liveness de documentos. Además, una sesión de verificación automatizada puede incluir comprobaciones ampliadas de autenticidad para cubrir todos los aspectos de seguridad.
El hecho de que la implementación de la verificación automatizada de documentos ahora sea un requisito legal para algunas industrias, como aviación y control fronterizo, es otra confirmación de su fiabilidad.
Al final del día, un documento marcado como cuestionado por una solución automatizada puede enviarse a una verificación manual adicional. Así que, si es necesario, usted siempre puede realizar dobles comprobaciones con expertos internos o externos.
¿Cómo elegir un software de verificación automatizada de documentos?
El software de verificación de documentos adecuado debe ajustarse a su nivel de riesgo, a la variedad de documentos que se gestionan, a la experiencia del usuario y a los requisitos de implementación. Una sencilla herramienta de OCR puede ser suficiente para la introducción de datos, pero los flujos de trabajo regulados o propensos al fraude requieren comprobaciones más exhaustivas.
Antes de elegir un proveedor, tenga en cuenta lo siguiente:
- Cobertura de documentos: ¿Qué países, territorios, tipos de documentos y versiones de documentos puede reconocer y verificar el sistema?
- Fuentes de datos: ¿Puede leer datos del VIZ, la MRZ, los códigos de barras y los chips RFID, cuando estén disponibles?
- Comprobaciones de autenticidad: ¿Valida los formatos de los documentos, los elementos de seguridad, las fechas de vencimiento, los campos obligatorios y la coherencia de los datos en todas las zonas del documento? ¿Puede realizar las pruebas de vida en escenarios remotos?
- Calidad de la captura de imágenes: ¿Guía el sistema a los usuarios durante el proceso de captura y reduce las repeticiones innecesarias?
- Detección de fraudes: ¿Es capaz de señalar documentos alterados, escaneos sospechosos, formularios obsoletos, datos incoherentes u otros signos de manipulación?
- Verificación biométrica: ¿Se puede combinar la verificación de documentos con la comparación facial y las pruebas de vida cuando sea necesario confirmar la identidad del titular del documento?
La verificación automatizada de documentos cambia las reglas del juego para las empresas que buscan agilizar sus procesos y mantenerse en cumplimiento con las regulaciones del sector. Al automatizar esta tarea, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, y a la vez mantener la precisión y la autenticidad de la comprobación de documentos. Ya sea que usted esté en finanzas, aviación, seguros o cualquier otra industria que requiera verificación de documentos, la automatización es el camino a seguir.
Las soluciones de Regula para la verificación automatizada de documentos pueden ayudarle a cumplir con todos los requisitos, a la vez que hacen el proceso más simple y fluido para sus clientes. Adopte la automatización y aproveche sus beneficios probando una prueba gratuita o solicitando una demo.
